Аптека для Казахстана

Основные функциональные возможности прикладного решения:

• Учет лекарственных средств:
  • • Учет лекарственных средств в разрезе сроков годности и сертификатов;
    • Хранение дополнительной информации о лекарственном средстве: МНН, торговое наименование, основное действующее вещество, фармакологическая группа, отпуск по рецепту и т.д.;
    • Возможность ведения учета остатков лекарственных средств в разрезе розничных цен. Конфигурация позволяет выбирать вариант учета остатков лекарственных средств:

• • • По средней розничной цене лекарственных средств;
    • В разрезе розничных цен лекарственных средств.
      Данный механизм позволяет вести учет в аптеках, в которых розничная цена рассчитывается индивидуально для каждого поступления, а остатки лекарственных средств хранятся в разрезе розничных цен.

• • Разукомплектация лекарственных средств из РМК;
  • Подбор аналогов лекарственных средств.

• Ценообразование:
  • Хранение розничных цен лекарственных средств;
  • Механизм автоматического назначения розничных цен, с возможностью настройки правил наценки.

• Складские операции:
  • Оформление операций продажи лекарственных средств;
    • При продаже могут быть использованы скидки/наценки;
  • Оформление операций возврата товаров от покупателя и возврата товаров поставщику;
  • Оформление операций перемещения лекарственных средств между складами внутри аптек, а также между аптеками и организацией;
  • Возможность использования ордерной схемы перемещения, реализации и поступления лекарственных средств;
  • Проведение инвентаризации;
  • Переоценка лекарственных средств (при ведении учета остатков в разрезе цен);
  • Контроль уровня неснижаемых запасов (критических остатков) лекарственных средств на складах аптеки.
• Денежные средства:
  • Поступление денежных средств от покупателей;
  • Перемещения денежных средств между кассами;
  • Оформление чеков продажи, а по окончанию смены — сводного отчета по контрольно-кассовой машине с учетом возвращенных лекарственных средств в смену;
• Поддержка широкого спектра торгового оборудования;
• Гибкий механизм назначения скидок при проведении маркетинговых акций (накопительные, по дисконтным картам, процентные или суммовые и т.д.);
• Печать ценников и этикеток;
• Набор отчетов по поставкам, розничным и оптовым продажам лекарственных средств, предоставлению скидок и подарков.

Сведения о лекарственных средствах

Сведения о лекарственных средствах (далее ЛС) и прочих аптечных товарах хранятся в справочнике «Номенклатура». В справочнике хранится такая информация, как:

• наименование ЛС, группа учета, артикул, единицы измерения;
• полное наименование – данное наименование используется в печатных формах конфигурации;
• вид номенклатуры – можно дополнительно классифицировать лекарственные средства по различным видам (медикаменты, оборудование и т.д.), а также определить для каждого вида необходимость ведения учета по сериям номенклатуры.

Каждый элемент справочника «Номенклатура» имеет список дополнительных реквизитов: торговое наименование, международное непатентованное наименование, фармакологическая группа, основное действующее вещество, содержит психотропные вещества, содержит прекурсоры, отпуск по рецепту, содержит наркотические вещества.

Список дополнительных реквизитов может быть расширен пользователем.

Характеристики лекарственных средств

Конфигурация позволяет хранить информацию о фасовках, дозировках и формах выпуска лекарственных средств. Данная информация хранится в характеристике лекарственного средства. Для каждого лекарственного средства может быть создано любое количество характеристик. Использование характеристик позволяет анализировать остатки, а также определять себестоимость лекарственных средств в разрезе характеристик, т.е. фасовок, дозировок и форм выпуска.

Серии лекарственных средств

Есть возможность хранить информацию о серийном номере, номере и дате сертификата, дате выпуска, сроке годности, производителе и стране происхождения лекарственного средства. Вся эта информация хранится в сериях лекарственных средств. Использование серий позволяет вести учет лекарственных средств по срокам годности, анализировать остатки, а также определять себестоимость лекарственных средств, отдельно для каждой серии. Информация о сериях лекарственных средств хранится в справочнике «Серии номенклатуры».

Подбор аналогов лекарственных средств

Любое лекарственное средство имеет в своем составе активный компонент – основное действующее вещество. Основное действующее вещество определяет предназначение того или иного лекарственного средства. В конфигурации «Аптека для Казахстана» у каждой номенклатуры есть предопределенное свойство «Основное действующее вещество», в котором указывается данный показатель.

Если в момент продажи в аптеке нет требуемого лекарственного средства, но есть его аналог – лекарственное средство с таким же действующим веществом, то фармацевт может предложить покупателю заменить лекарственное средство аналогом.

Подбор аналогов лекарственных средств доступен в режиме РМК. Чтобы подобрать аналог для лекарственного средства нужно установить курсор на номенклатуре, для которой подбирается аналог, нажать одноименную кнопку и система выдаст список подходящих лекарственных средств.

Работа с аналогами не отличается от работы РМК в обычном режиме. После того как работа с аналогами завершена, необходимо нажать кнопку «Аналоги» еще раз. Это вернет РМК в обычный режим работы.

Учет остатков по розничным ценам

Конфигурация «Аптека для Казахстана» позволяет вести учет остатков лекарственных средств в разрезе розничных цен. Ряд аптек использует среднюю розничную цену при продаже медикаментов, в то же время, другие аптеки фиксируют индивидуальные розничные цены для каждого поступления и хранят остатки в разрезе полученных розничных цен. В этом случае не требуется вводить дополнительный документ для установки цен, все данные вносятся в документе «Поступление товаров».

Стратегия ведения учета остатков лекарственных средств определяется на уровне магазина. Для этого необходимо указать способ учета, который может принимать следующие значения:

• Количественный учет в разрезе цен.
• Количественный учет.

Для анализа оборота и остатков лекарственных средств в разрезе розничных цен используется отчет «Ведомость товаров на складах».

Помимо стандартных разрезов («Организация», «Магазин», «Склад», «Номенклатура», «Характеристика») в отчете доступны разрезы «Серия номенклатуры» и «Цена в рознице». Разрез «Серия номенклатуры» позволяет контролировать сроки годности лекарственных средств, наличие сертификата, серийный номер. Разрез «Цена в рознице» используется в случае, если в аптеке ведется учет остатков в разрезе розничных цен.

Установка наценок

Механизм автоматических наценок предназначен для автоматического формирования розничных цен по определенным правилам.

В конфигурации предусмотрена возможность хранения параметров автоматических наценок, таких, как процент наценки и метод округления, которые используются для автоматического расчета розничной цены.

Процент наценки можно установить как для отдельной номенклатурной единицы, так и для группы номенклатур в целом.

Данный механизм позволяет при заполнении табличной части документа «Поступление товаров» автоматически заполнить колонку «% наценки» и рассчитать розничную цену закупки.

Переоценка товаров

В программном продукте реализована возможность переоценки товаров с помощью документа «Переоценка товаров на складе». Оформить переоценку товаров на складе можно только для аптеки, ведущей учет остатков в разрезе розничных цен.

Документ заполняется списком товаров, для которых необходимо произвести переоценку, и в колонку «Новая цена в рознице» вносится новая розничная цена товара.

Установка критических остатков для складов

Конфигурация позволяет устанавливать границу минимального количества лекарственных средств, которое должно постоянно находиться в определенных местах хранения. Установка границы производится с помощью документа «Установка критических остатков».

В документе указывается место хранения, для которого устанавливаются границы критических остатков лекарственных средств. В табличной части перечисляются лекарственные средства, указывается критический остаток – минимальное количество номенклатуры на складе, значение точки заказа.

На основании данных о границе критического остатка ответственное лицо может создать документ «Заказ поставщику», которым зарегистрирует потребность в лекарственных средствах.

Из отчета «Анализ критических остатков» может быть запущен механизм формирования документов «Заказ поставщику». Для этого на форме отчета предусмотрена кнопка «Формирование заказа».

Данный механизм представляет собой форму, в которой отображается дерево значений, содержащее результат отчета «Анализ критических остатков».

Пользователю необходимо отметить те позиции, которые он хочет заказать. Количество номенклатуры указывается в колонке «Необходимо заказать».

При нажатии кнопки «Сформировать документы», происходит создание документов. Созданные документы доступны на закладке «Документы».

Комплектация (разукомплектация) лекарственных средств

При необходимости получения из лекарственного средства с большой концентрацией действующего вещества лекарственных средств с более низкой концентрацией, используется механизм разукомплектации лекарственных средств (например, приготовление из спирта водноспиртового раствора). Для выполнения обратной операции получения лекарственного средства из нескольких компонентов, используется механизм комплектации. Данные механизмы представлены документом «Комплектация номенклатуры».

Документ имеет реквизит «Операция», который определяет производимое действие: комплектацию или разукомплектацию лекарственного средства.

Экспресс разукомплектация лекарственных средств

Особенность продаж лекарственных средств заключается в том, что в большинстве случаев покупатель приобретает не упаковку лекарственного средства, а какую-то ее часть. Это может быть вызвано дороговизной лекарства, особенностью приема или какой-либо другой причиной. Если физически разделить упаковку лекарственного средства на составляющие достаточно легко, то для отражения этого факта в учетной системе может потребоваться трата дополнительных усилий и времени. Это связано с тем, что операция разделения товара на составляющие отражается документом «Комплектация номенклатуры», а при использовании механизма экспресс разукомплектации программа сама создает данный документ при минимальном участии пользователя.

Конфигурация «Аптека для Казахстана» предоставляет пользователю механизм быстрой разукомплектации лекарственных средств из РМК.

В список номенклатуры, разрешенной для разукомплектации из РМК, попадает только та номенклатура, для которой заданы комплектующие. Предполагается, что разукомплектовываемая номенклатура имеет «однородный» состав, например, упаковка таблеток, упаковка ампул, но не автомобильная аптечка с множеством различных комплектующих.

Разукомплектация лекарственных средств в РМК производится из меню «Разукомплектация». Данное меню содержит все варианты комплектующих текущей номенклатуры.

После выбора варианта разукомплектации появляется форма «Разукомплектация номенклатуры».

Эта форма содержит сводную информацию о совершаемой операции. Фармацевт должен подтвердить выполнение операции нажатием на кнопку «Разукомплектовать». После этого действия, форма «Разукомплектация номенклатуры» закрывается, в базе данных создается документ «Комплектация номенклатуры», который регистрирует проведенную операцию. В текущей строке табличной части РМК исходная номенклатура заменяется комплектующей.

Основные отчеты конфигурации

• Отчет «Продажи»

В отчет выводится информация о количестве проданных товаров со скидкой, без скидки, средней стоимости проданных товаров и т.д. В отчете есть возможность вывода серий номенклатуры.

• Отчет «Ведомость товаров на складах»

В отчет выводится информация о лекарственных средствах, сроках годности, количестве и сумме начального остатка, прихода, расхода и конечного остатка.

• Отчет «Анализ критических остатков»

Позволяет проанализировать состояние остатков лекарственных средств на складах аптеки. Данный отчет представляет информацию только по лекарственным средствам, остаток которых необходимо контролировать.

• Отчет «Реестр приходных накладных»

Предоставляет информацию о поступивших товарах и о назначенных розничных ценах на данные товары. Отчет содержит информацию о поставщике, дате поступления, номере входящего документа, список оприходованной номенклатуры, количестве номенклатуры, цене поступления номенклатуры и назначенной розничной цене.