Больничная аптека

Конфигурация «1С-Рейтинг: Больничная аптека» позволяет автоматизировать полный цикл оборота лекарственных средств, медицинских изделий, техники и прочих аптечных товаров в больничных аптеках и отделениях (кабинетах, постах) организаций здравоохранения, начиная от формирования заказов поставщикам и поступления лекарственных средств в больничные аптеки, и заканчивая отпуском лекарственных средств по назначениям из отделений (кабинетов, постов).

Конфигурация может быть использована:

• заведующими аптек;
• провизорами и фармацевтами;
• медицинским персоналом;
• сотрудниками бухгалтерии.

Основные возможности конфигурации:

• учет лекарственных средств в разрезе характеристик (фасовка, дозировка, форма выпуска), по сериям и срокам годности;
• хранение произвольного количества дополнительных сведений о лекарственных средствах (МНН, торговое наименование, действующее вещество, содержание наркотических веществ, фармакологическая группа и т.д.);
• учет лекарственных средств на складах по ценам поставщиков в суммовом и количественном выражении по наименованиям (в разрезе партий или по средней);
• хранение произвольного количества розничных цен для каждого лекарственного средства;
• продажа лекарственных средств с возможностью установки скидок и наценок;
• учет движения денежных средств;
• контроль уровня неснижаемых запасов (критических остатков) лекарственных средств в аптеках, отделениях и на постах;
• подбор аналогов лекарственных средств по различным параметрам;
• формирование заказов поставщикам и анализ их исполнения;
• формирование заказов на внутреннее потребление лекарственных средств от отделений, кабинетов и постов;
• регистрация требований-накладных на перемещение лекарственных средств между местами хранения;
• инвентаризация лекарственных средств;
• комплектация и разукомплектация лекарственных средств;
• учет лекарственных средств по источникам поступления (за счет средств республиканского, местного бюджетов, внебюджетных средств и т.д.);
• формирование отчетности по движению и наличию лекарственных средств и медицинской техники на складах организации, отчетности по продажам и ценам лекарственных средств, отчетности по движению денежных средств;
• выгрузка сведений о движении лекарственных средств в бухгалтерские системы как в сводном виде, так и детализированном по наименованиям.

Программный продукт является оригинальным, разработан с использованием средств конфигурации «1С:Библиотека стандартных подсистем» и предназначен для работы с системой программ «1С:Предприятие 8».

Конфигурация реализована на платформе 1С:Предприятие 8.2 в режиме управляемого приложения. Современный дизайн интерфейса обеспечивает повышенную комфортность работы с конфигурацией и соответствует современным тенденциям. Это позволило добиться значительного ускорения массового ввода информации благодаря функции «ввод по строке» и эффективному использованию клавиатуры. Мощные средства формирования отчетов и печатных форм позволяют оперативно получать информацию в удобном для вас представлении. Кроме этого, опытные пользователи, хорошо знакомые со структурой используемого прикладного решения, могут применять в своей работе несколько универсальных программных средств, позволяющих формировать любые произвольные отчеты, в зависимости от стоящих перед ними задач. Удобный рабочий стол предоставляет быстрый доступ к часто используемым документам и отчетам. Рабочий стол вводит пользователя в курс дела и остается верным «помощником» в процессе работы.

Общие сведения об учете лекарственных средств

Документооборот по учету движения лекарственных средств можно представить в виде следующей схемы:

Работа в конфигурации начинается с установки минимальных показателей остатка лекарственных средств на складах аптеки и в отделениях (кабинетах) организации здравоохранения. Минимальные показатели остатка лекарственных средств задаются документом «Установка критических остатков». Данный механизм позволяет отслеживать потребность складов и отделений (постов) в лекарственных средствах и, при необходимости, делать заказы на поставку или внутренние заказы.

Поступление лекарственных средств от поставщиков регистрируется документом «Поступление товара». Документ «Поступление товара» может быть создан на основании документа «Заказ поставщику». Данным документом регистрируется факт заказа лекарственных средств у поставщика. Использование в цепочке документа «Заказ поставщику», позволяет контролировать количество лекарственных средств, которое еще осталось получить от поставщика.

Отделения (кабинеты) организации здравоохранения, при возникновении потребности в пополнении запасов лекарственных средств, создают документ «Внутренний заказ», в котором перечисляются все необходимые лекарственные средства. На основании этого документа происходит перемещение лекарственных средств со склада аптеки в отделения или из отделения в кабинеты – эти операции регистрируется документом «Перемещение товаров».

При возникновении потребности в разукомплектации лекарственного средства, например, при приготовлении из медицинского спирта водноспиртового раствора, используется документ «Сборка (разборка) товаров». С помощью него списывается основное лекарственное средство и приходуются его производные.

Результаты проведенной инвентаризации на складах организации регистрируются с помощью документа «Инвентаризация». На основании документа «Инвентаризация» в случае обнаружения излишка формируется документ «Оприходование товаров», а в случае обнаружения недостачи формируется документ «Списание товаров».

Документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров» могут использовать независимо от документа «Инвентаризация». Например, оприходование возможно в случае безвозмездного поступления лекарственных средств от спонсоров, а списание – в случае истечения срока годности лекарственных средств.

Операция реализации лекарственных средств оформляется документом «Продажа товаров», в документе можно указать скидку и распечатать товарный чек.

Лекарственные средства

Сведения о лекарственных средствах

Сведения о лекарственных средствах и прочих аптечных товарах хранятся в справочнике «Номенклатура». В справочнике содержится наименование ЛС; полное наименование – данное наименование используется в печатных формах конфигурации; вид номенклатуры – можно дополнительно классифицировать лекарственные средства по различным видам (медикаменты, оборудование и т.д.), а также определить для каждого вида необходимость ведения учета по сериям номенклатуры; группа учета; артикул; единицы измерения.

Каждый элемент справочника «Номенклатура» имеет список дополнительных реквизитов: торговое наименование, международное непатентованное наименование, фармакологическая группа, основное действующее вещество, содержит психотропные вещества, содержит прекурсоры, отпуск по рецепту, содержит наркотические вещества.

Список дополнительных реквизитов может быть расширен пользователем.

Характеристики лекарственных средств

Конфигурация позволяет хранить информацию о фасовках, дозировках и формах выпуска лекарственных средств. Данная информация хранится в характеристике лекарственного средства. Для каждого лекарственного средства может быть создано любое количество характеристик. Использование характеристик позволяет анализировать остатки, а также определять себестоимость лекарственных средств в разрезе характеристик, т.е. фасовок, дозировок и форм выпуска.

Серии лекарственных средств

Конфигурация предоставляет возможность хранить информацию о серийном номере, номере и дате сертификата, дате выпуска, сроке годности, производителе и стране происхождения лекарственного средства. Вся эта информация хранится в сериях лекарственных средств. Использование серий позволяет вести учет лекарственных средств по срокам годности, анализировать остатки, а также определять себестоимость лекарственных средств, отдельно для каждой серии. Информация о сериях лекарственных средств хранится в справочнике «Серии номенклатуры».

Для одной позиции номенклатуры может быть задано любое количество элементов справочника «Серии номенклатуры».

Установка критических остатков для складов

Конфигурация позволяет устанавливать границу минимального количества лекарственных средств, которое должно постоянно находиться в определенных меcтах хранения. Установка границы производится с помощью документа «Установка критических остатков».

В документе указывается место хранения (аптека, кабинет, пост), для которого устанавливаются границы критических остатков лекарственных средств. В табличной части перечисляются лекарственные средства, указывается тревожный остаток — показывает количество номенклатуры, при котором необходимо сигнализировать о приближении к критическому остатку номенклатуры на складе, и критический остаток – минимальное количество номенклатуры на складе.

На основании данных о границе критического остатка ответственное лицо отделения (кабинета) может создать документ «Внутренний заказ», которым зарегистрирует потребность в лекарственных средствах. Помимо этого, по данным о критических остатках может быть заполнен документ «Заказ поставщику» – такая возможность используется в случае нехватки лекарственных средств на складе аптеки.

Поступление лекарственных средств от поставщиков

Конфигурация позволяет регистрировать поступление лекарственных средств на склады организации. Поступление лекарственных средств может быть зарегистрировано по двум сценариям. В случае, когда лекарственные средства поступает от поставщиков применяется цепочка документов: «Заказ поставщикам» — «Поступление товаров». В случае, когда поставщик не известен, например, при регистрации начальных остатков или оприходовании излишков, применяется документ «Оприходование товаров».

Регистрация заказа поставщику

Процесс регистрации поступления лекарственных средств от поставщика можно условно разделить на два этапа. Первый этап заключается в создании заказа поставщику. Заказ поставщику оформляется с помощью документа «Заказ поставщику». Данный документ предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика лекарственных средств. Позиции лекарственных средств, по которым оформлен заказ поставщику, учитываются как ожидаемые. На основании документа «Заказ поставщику» происходит регистрация поступления лекарственных средств. С помощью данного механизма можно контролировать исполнение заказов поставщиками.

В конфигурации предусмотрена возможность проанализировать выполнение текущего заказа: сколько лекарственных средств уже было оприходовано по заказу и сколько еще осталось оприходовать, не покидая формы документа. Для этого используется отчет «Выполнение заказов поставщикам», показывающий информацию об исполнении текущего заказа, и который можно открыть непосредственно из формы документа.

Поступление лекарственных средств

Вторым этапом поступления лекарственных средств от поставщика является оприходование на склад. Данная операция регистрируется документом «Поступление товаров». Документ может быть создан на основании документа «Заказ поставщику» или самостоятельно. На основании документа поступления можно ввести документ «Установка цен номенклатуры» для указания розничной цены товара.

Документ имеет печатную форму накладной на поступление товаров.

Отпуск лекарственных средств в отделения (кабинеты)

Создание внутренних заказов

Отпуск лекарственных средств из аптеки в отделения или из отделений в кабинеты организации здравоохранения производится по накладным (требованиям) со штампом, печатью организации и подписью руководителя организации или уполномоченным лицом. В требовании указывается количество лекарственных средств, необходимое для бесперебойной работы отделения.

В конфигурации «1С-Рейтинг: Больничная аптека» накладные (требования) регистрируются документом «Внутренний заказ».

В документе указывается подразделение и получатель лекарственных средств – это склад, на котором зафиксирован недостаток лекарственных средств. В табличной части указывается список номенклатуры и необходимое количество.

Предусмотрена возможность проанализировать выполнение внутреннего заказа не закрывая форму документа. Для этого используется отчет «Состояние выполнения заказа». Отчет можно отрыть непосредственно из формы документа и получить информацию о состоянии исполнения текущего документа.

Документ «Внутренний заказ» имеет две печатные формы:

1. Печатная форма требования.

В печатной форме заполнена информация по получателю лекарственных средств (отделению или кабинету), ответственному лицу отделения или кабинета, списку необходимых лекарственных средств. В таблице не заполнена колонка «Отпущено», т.к. подразумевается, что данная колонка будет заполнена при получении лекарственных средств.

2. Печатная форма требования (накладной).

В печатной форме также заполнена только часть, относящаяся к получателю лекарственных средств. Информация об отпущенном количестве, цене, сумме и номере партии заполняется при передаче лекарственных средств.

Перемещение лекарственных средств

Для регистрации факта передачи лекарственных средств со склада аптеки в отделения или из отделений в кабинеты и кабинеты предназначен документ «Перемещение товаров». Данный документ создается на основании документа «Внутренний заказ» или самостоятельно.

В случае если требуемых лекарственных средств нет на складе, то можно подобрать заменяющие их аналоги. Аналоги подбираются с помощью специальной формы подбора аналогов. Выбранные аналоги отображаются в табличной части «Товары и аналоги». Информация в этой табличной части представлена в виде дерева. Первым уровнем дерева является заменяемая номенклатура, во втором уровне отображаются аналоги, подобранные для данной номенклатуры.

Документ «Перемещение товаров» имеет 2 печатные формы:

1. «Перемещение товаров» — данная печатная форма используется при отпуске лекарственных средств в отделения (кабинеты).
2. «Перемещение товаров в отделение (кабинет)» — данная печатная форма используется для регистрации расхода лекарственных средств у старших медицинских сестер отделений (кабинетов).

Механизм подбора аналогов для лекарственных средств

В документе «Перемещение товаров» доступен механизм подбора аналогов для лекарственных средств. Данный механизм предназначен для удобного подбора аналогов лекарственных средств по международному непатентованному наименованию в случаях, когда требуемого лекарственного средства нет в наличии.

Форма подбора условно разделена на четыре области:

• Основание для подбора. В данной области содержится информация о заменяемой номенклатуре: характеристика, единица измерения, количество, МНН, единица измерения дозировки, доза, фасовка. В зависимости от значения в поле «Количество», в табличной части списка номенклатуры рассчитывается требуемое количество номенклатуры-аналога.
• Отборы. В данной области устанавливаются отборы для выбора номенклатуры. Если в документе заполнены реквизиты «Организация» и «Склад», то их значения автоматически переносятся в форму подбора аналога. Реквизит «Источник» позволяет установить отбор по источникам поступления (источникам финансирования) лекарственных средств.
• Остатки номенклатуры. В данной табличной части отображается список номенклатуры, имеющейся на складе. Список содержит следующую информацию: номенклатура, характеристика номенклатуры, серия номенклатуры, количество остаток, требуемое количество по расчетам программы исходя из дозировки лекарств, источник поступления.
• Выбранная номенклатура. В данной табличной части находится список выбранной номенклатуры

Складские операции

Инвентаризация лекарственных средств

Документ «Инвентаризация товаров» предназначен для формирования и печати сличительной ведомости и инвентаризационной описи при проведении инвентаризации на складах организации. На основании данного документа, при наличии расхождений между фактическими и документально подтвержденными остатками номенклатурных позиций, производится выписка актов списания недостачи или оприходования излишков.

В процессе инвентаризации может быть выявлен недостаток и/или избыток лекарственных средств на складе. Для того, чтобы «выровнять» информацию по остаткам на основании документа «Инвентаризация товаров» создаются документы «Оприходование товаров» и «Списание товаров». Состав этих документов будет заполнен согласно результатам проведения инвентаризации, то есть в табличную часть документа «Оприходование товаров» будет занесен излишек номенклатурных позиций, выявленный в результате инвентаризации, а в табличную часть документа «Списание товаров» будут занесены те номенклатурные позиции, которые необходимо списать по результатам проведенной инвентаризации. После проведения этих документов, количество номенклатурных позиций на складе установится равным реальному количеству, зафиксированному в инвентаризационной ведомости.

Документ «Инвентаризация товаров» имеет 3 печатных формы:

• «Инвентаризация товаров на складе».
• «ИНВ-4. Инвентаризационная опись запасов».
• «ИНВ-14. Сличительная ведомость результатов инвентаризации запасов».

Оприходование лекарственных средств

При выявлении излишков лекарственных средств по результатам инвентаризации или при внесении начальных остатков необходимо оприходовать лекарственные средства без указания поставщика. Для таких операций предназначен документ «Оприходование товаров».

Документ «Оприходование товаров» имеет печатную форму.

Списание лекарственных средств

Документ «Списание товаров» предназначен для регистрации факта списания лекарственных средств со складов организации. Документ используется при списании лекарственных средств из аптек, кабинетов и отделений, а также для списания лекарственных средств после проведения инвентаризации.

Документ «Списание товаров» имеет печатную форму «Акт на списание товарно-материальных ценностей», которую можно сформировать с помощью меню «Печать/Списание товаров».

Разукомплектация (комплектация) лекарственных средств

При необходимости получения из лекарственного средства с большой концентрацией действующего вещества лекарственных средств с более низкой концентрацией, используется механизм разукомплектации лекарственных средств (например, приготовление из спирта водноспиртового раствора). Для выполнения обратной операции получения лекарственного средства из нескольких компонентов, используется механизм комплектации. Данные механизмы представлены документом «Сборка (разборка) товаров».

Документ имеет реквизит «Операция», который определяет производимое действие: сборку или разборку лекарственного средства.

Если в документе выбран вид операции «Разборка на комплектующие», то документ будет работать следующим образом: в области документа «Комплект» указывается информация о лекарственном средстве, которое необходимо разукомплектовать, в табличной части «Комплектующие» приводится список лекарственных средств, получаемых в результате разукомплектации. Список лекарственных средств содержит информацию о лекарственном средстве (характеристику, серию), единицу измерения, количество, источник поступления и долю стоимости лекарственного средства. Доля стоимости лекарственного средства необходима для вычисления себестоимости лекарственного средства относительно себестоимости «основного» лекарственного средства (комплекта). Например, себестоимость основного лекарственного средства равна 100 тенге. Разукомплектация производится на 3 лекарственных средства. Для первого в графе «Доля стоимости» указано – 1, для второго – 5, для третьего – 4. Тогда первое лекарственное средство поступит на склад по себестоимости 10 тенге, второе – по 50 тенге, третье – по 40 тенге.

Если в документе выбран вид операции «Сборка из комплектующих», то из комплектующих, которые указаны в табличной части документа, будет собран комплект, который указан в шапке документа. При этом себестоимость комплекта будет равна себестоимости всех лекарственных средств, указанных в табличной части.

Подсистема розничной торговли

Хранение розничных цен лекарственных средств

Конфигурация позволяет хранить произвольное количество розничных цен для каждого лекарственного средства. Для регистрации розничных цен лекарственных средств используется документ «Установка цен номенклатуры».

Документ может создаваться на основании документа «Поступление товаров» или самостоятельно.

Для того, чтобы определить по какой цене будет происходить реализация с конкретного склада, в карточке склада указывается требуемый тип цены.

Продажа лекарственных средств

Операции по продаже лекарственных средств регистрируются с помощью документа «Продажа товаров».

При продаже могут быть использованы скидки и наценки. Скидки могут начисляться на все лекарственные средства, указанные в документе, или на отдельную строку документа. Если скидка устанавливается на отдельный товар, размер скидки указывается в колонке «% скидки» табличной части «Товары».

Для установки скидки на весь перечень номенклатуры документа, необходимо перейти на закладку «Скидки» и добавить скидку.

Документ «Продажа товаров» имеет печатную форму.

Возврат товаров от покупателя

Данная операция регистрируется с помощью документа «Возврат товаров покупателей».

На основании этого документа создается «Расходный кассовый ордер», регистрирующий выдачу денежных средств.

Документ «Возврат товаров от покупателя» имеет печатную форму.

Движение денежных средств

Операции движения денежных средств регистрируются с помощью документов «Приходный кассовый ордер» и «Расходный кассовый ордер».

Для регистрации операций поступления денежных средств предназначен документ «Приходный кассовый ордер»

Документ «Приходный кассовый ордер» имеет печатную форму.

Для регистрации операций расхода денежных средств предназначен документ «Расходный кассовый ордер».

Документ «Расходный кассовый ордер» имеет печатную форму.

Отчеты конфигурации

• Отчет «Движение лекарственных средств»

Отчет «Движение лекарственных средств» ежемесячно представляется ответственным лицом в бухгалтерию организации здравоохранения по группам учета. В отчет выводится информация о лекарственных средствах, сроках годности, количестве и сумме начального остатка, прихода, расхода и конечного остатка.

• Отчет «Остатки на складах»

Отчет «Остатки на складах» предоставляет пользователю информацию о фактическом остатке номенклатуры на складах, установленном тревожном и критическом остатке. Информация предоставляется в разрезе номенклатуры и характеристик номенклатуры.

• Отчет «Сроки годности»

В отчет «Сроки годности» выводится информация по остаткам номенклатуры на складах в разрезе номенклатуры, характеристик номенклатуры, серий номенклатур, сроков годности.

• Отчет «Реестр приходных документов»

Отчет «Реестр приходных документов» содержит проведенные приходные документы поставщиков за отчетный период, зарегистрированные в системе.

• Отчет «Реестр требований-накладных»

Отчет «Реестр требований-накладных» содержит протаксированные накладные (требования) за отчетный период. В отчете выводится информация о номере и дате расходных накладных, номере и дате требований, подразделении, затребовавшем лекарственные средства, сумме затребованных лекарственных средств в разрезе групп учета.

• Отчет «Выполнение внутренних заказов»

Отчет «Выполнение внутренних заказов» содержит информацию о состоянии внутренних заказов, поступивших из отделений в аптеку или из кабинетов в отделение. В отчет выводятся сведения о том, сколько и какие лекарственные средства уже переданы в отделения или кабинеты, а сколько еще требуется переместить.

• Отчет «Выполнение заказов поставщикам»

Отчет «Выполнение заказов поставщикам» содержит информацию о состоянии заказов поставщикам. В отчет выводятся сведения о том, сколько лекарственных средств уже оприходовано от поставщиков, а сколько еще требуется оприходовать.

• Отчет «Продажи лекарственных средств»

Данный отчет позволяет проанализировать продажи лекарственных средств за произвольный период. В отчете выводится информация о проданном лекарственном средстве, количестве, сумме НДС, стоимости и стоимости без скидки. Из формы отчета может быть установлен быстрый отбор по периоду, складу и номенклатуре.

• Отчет «Цены лекарственных средств»

Отчет «Цены лекарственных средств» представляет список цен на лекарственные средства. Отчет содержит информацию о лекарственном средстве, типе цены и цене. Из формы отчета может быть установлен быстрый отбор по дате и номенклатуре.

• Отчет «Остатки лекарственных средств»

Отчет «Остатки денежных средств» позволяет проанализировать остатки денежных средств в кассах. Отчет предоставляет информацию о кассе и сумме денежных средств, находящихся на остатке.

Выгрузка данных

В конфигурации «1С-Рейтинг: Больничная аптека» реализован механизм выгрузки данных в конфигурации бухгалтерского учета.
В том числе, в конфигурации:

• «1С-Рейтинг: Бухгалтерия государственного предприятия»
• «1С-Рейтинг: Бухгалтерия организации здравоохранения для Казахстана»

Настройка выгрузки данных позволяет настроить несколько вариантов выгрузки:

• Каждой номенклатуре конфигурации «1С-Рейтинг: Больничная аптека» сопоставляется номенклатура конфигурации-приемника. Таким образом, все документы переносятся с исходной номенклатурой.
• Каждому виду номенклатуры конфигурации «1С-Рейтинг: Больничная аптека» задается соответствующая номенклатура, в которую будет «свернута» информация по всей номенклатуре указанного вида.
• Вся информация из конфигурации «1С-Рейтинг: Больничная аптека» сворачивается в указанную номенклатуру и выгружается в конфигурацию бухгалтерского учета.

Эти три варианта выгрузки могут использоваться по отдельности или могут быть скомбинированы.