Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана

Назначение и функциональные возможности

Прикладное решение «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана» предназначено для комплексной автоматизации бухгалтерского и налогового учета, управления финансами и бюджетирования, расчета зарплаты любой сложности и кадрового учета предприятий, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности.

Программный продукт будет наиболее эффективен:

• на предприятиях, использующих для ведения учета два типовых решения «Бухгалтерия для Казахстана» (бухгалтерский и налоговый учет) и «Зарплата и Управление персоналом для Казахстана» (расчет зарплаты и кадровый учет). Применение прикладного решения «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана» на таких предприятиях позволит исключить необходимость дублирования информации (банковские и кассовые документы, справочники и т.д.) и обмена данными между двумя информационными базами;

• на предприятиях, заинтересованных в оперативном управлении финансовыми потоками и финансовом планировании. Используя прикладное решение «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана», предприятие получает инструменты планирования денежных средств и финансового состояния, составления мастер-бюджетов (бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс) и других оборотных бюджетов, анализа отклонений плановых и фактических данных.

С помощью конфигурации «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана» предприятие может автоматизировать следующие процессы:

• регламентированный учет (бухгалтерский и налоговый учет);

• финансовое планирование (бюджетирование и отражение фактических данных в бюджетах);

• оперативное управление денежными средствами (казначейство);

• управление договорными отношениями;

• управление закупками и снабжением;

• расчет заработной платы и управление персоналом;

• групповое согласование и утверждение документов.

Функциональные возможности подсистем бухгалтерского и налогового учета, расчета заработной платы и управления персоналом аналогичны возможностям типовых решений «Бухгалтерия для Казахстана» и «Зарплата и Управление персоналом для Казахстана», а также дополнены функциями, необходимыми для эффективного взаимодействия перечисленных подсистем, в том числе расширенными возможностями разграничения прав доступа пользователей к информации для обеспечения максимальной конфиденциальности хранящихся в информационной базе сведений.

 

Управленческий контур прикладного решения включает следующие подсистемы:

Подсистема «Бюджетирование» реализует функции, необходимые для построения системы финансового управления на предприятии:

• постановка системы бюджетирования в целом для предприятия;
• возможность сценарного планирования бюджетов — параллельного планирования бюджетов с различными вариантами развития событий, различной структурой бюджетного периода и горизонтом планирования, также возможность сценарного планирования с применением моделирования курса валют;
• пакетное создание бюджетов путем копирования бюджетов других периодов или сценариев с применением поправочных коэффициентов на все, либо выбранные статьи формируемого бюджета;
• формирование бюджетного регламента, гибкая настройка схем автоматического получения сводных и консолидированных бюджетов различными способами;
• календарное планирование исполнения и контроля исполнения задач пользователей в рамках процесса бюджетирования;
• упрощение работы пользователя по вводу плановых показателей — настройка различного рода зависимостей между статьями бюджета или различных бюджетов и настройка моделей расчета для отдельных статей (как на основании других плановых данных, так и на основании данных регламентированного учета – например, остатков товаров или денежных средств и т.д.), автоматическое выполнение расчетов на основании установленных зависимостей и моделей;
• раздельное формирование бюджетов подразделений и проектов, с возможностью автоматического объединения в сводные и консолидированные бюджеты;
• планирование бюджетов предприятия в натуральных и суммовых показателях, с применением различной детализации по измерениям бюджетирования (дополнительной аналитики) – центрам ответственности, проектам, контрагентам и номенклатурным позициям;
• поддержка схем планирования бюджетов «сверху-вниз» и «снизу-вверх»;
• подача заявок от подразделений на формирование бюджетов и автоматизированное формирование бюджетов на основании поданных заявок;
• корректировка бюджетов, поддержка версионности корректируемых бюджетов;
• настраиваемые формы печати и отчетности по бюджетам;
• установка лимитов (контрольных границ) – целевых (для анализа превышений в отчетности) и ограничивающих (для недопущения формирования плановых или фактических операций сверх лимита). В качестве лимитов могут использоваться сформированные бюджеты определенного сценария планирования;
• возможность планирования остаточных показателей (в том числе и для преемственности бюджетов следующих периодов) и ведения управленческого учета на предприятии на основании управленческого плана счетов, структура которого может определяться пользователем для собственных нужд;
• полный мониторинг фактической деятельности предприятия в тех же разрезах, в которых проводилось планирование;
• настройка схем мотивации ответственных бюджетного процесса, расчет премий и удержаний по результатам исполнения бюджетов;
• полностью настраиваемые схемы отражения фактических данных в бюджетах предприятия и на счетах управленческого плана счетов предоставляют предприятию возможность постановки финансового (управленческого) учета и контроля фактических данных в соответствии с собственными потребностями;
• возможность контроля фактически отражаемых операций на основании заложенных в бюджетах предприятия показателей;
• составление сводной отчетности по результатам мониторинга;
• контроль соответствия заявок на расходование средств бюджету на период;
• финансовый анализ, самостоятельная настройка выполнения финансовых анализов и финансовых расчетов в соответствии с требованиями предприятия;
• анализ отклонений плановых и фактических данных, сценарный анализ данных бюджетирования;
• отчетность по управленческому плану счетов;
• возможность ведения бюджетирования по организациям (для отдельных юридических лиц предприятия).

Подсистема «Управление денежными средствами» выполняет следующие функции, необходимые для эффективного управления движением денежных средств на предприятии, контроля над осуществляемыми платежами:

• многовалютный учет движения и остатков денежных средств;
• регистрацию планируемых поступлений и расходов денежных средств;
• резервирование денежных средств под предстоящие платежи на расчетных счетах и в кассах;
• размещение денежных средств в ожидаемых входящих платежах;
• формирование платежного календаря;
• возможность разнесения (ручного или автоматического) суммы платежного документа по нескольким договорам и сделкам.

Подсистема «Управление договорами» предоставляет расширенные возможности по учету и анализу договоров с контрагентами. В подсистеме доступны следующие возможности:

• регистрация произвольного перечня условий договоров;
• корректировка условий договоров;
• учет товарных операций: договоры с поставщиками и покупателями;
• учет нетоварных операций: входящие и исходящие обязательства;
• регистрация спецификации (номенклатурного состава с указанием цен и количества) для товарных договоров;
• учет исполнения товарных договоров при оформлении бухгалтерских документов по ним;
• учет платежей и поступлений по договорам – разовых, регулярных, по графику;
• расчет размера платежей различным образом – по фиксированной заложенной сумме, по фактической/плановой задолженности и т.д.;
• расчет пени по просрочкам платежей;
• регистрация различных событий по договорам;
• возможность отсчета платежей по графику от даты наступления события по договору;
• связь с подсистемой казначейства через формирование заявок на расходование и оформление плановых поступлений денежных средств на основании ожидаемых платежей по договорам;
• возможна настройка маршрутов утверждения договоров в подсистеме «Управление согласованием и утверждением документов».

Подсистема «Управление закупками» предоставляет возможности планирования процессов закупа, а также внутреннего снабжения предприятия. В подсистеме доступны следующие возможности:

• прием заявок МТС (материально-технического снабжения) от единиц снабжения (подразделений, складов и т.д.) на получение товаров (включая внеоборотные активы), услуг;
• включение заявок МТС в план закупок;
• учет плановых затрат на ремонт основных средств;
• исполнение заявок МТС путем оформления перемещения, списания, закупа в бухгалтерском учете;
• формирование плана закупок с возможностью заполнения на основании потребности предприятия, сформированной из заявок МТС, прогнозируемых остатков на период планирования, норм запасов на складах подразделений;
• сценарное планирование заявок МТС и плана закупок с возможностью ведения параллельных вариантов планов: краткосрочных (текущих) и долгосрочных (годовых, квартальных) и т.д.;
• ограничение сумм и количества заказываемой/закупаемой номенклатуры в заявках МТС и планах закупок исходя из сформированных бюджетов либо установленных вручную норм;
• учет номенклатурных позиций заявок МТС и планов закупок в разрезе проектов;
• расчет дополнительных затрат на приобретение номенклатурных позиций в планах закупок;
• ведение норм запасов на складах в разрезе подразделений;
• учет приоритетов закупаемых позиций;
• планирование в разрезе плановой номенклатуры, плановых спецификаций, с возможностью связи фактически закупаемых позиций с плановыми;
• регистрация исполнения плана закупок в автоматическом режиме в момент отражения закупа в бухгалтерском учете;
• учет предлагаемых поставщиками цен, с возможностью автоматической регистрации, для определения исполнителей по позициям плана закупок;
• формирование заказов поставщикам на основании плана закупок и цен поставщиков;
• учет исполнения заказов поставщикам в бух.учете, взаимодействие с подсистемой управления договорами с возможностью регистрации договоров на основании заказов или заказов на основании договоров;
• ведение перечня заказов покупателей, учет их исполнения, регистрация договоров с покупателями на их основании. 

Подсистема «Управление согласованием и утверждением документов»предоставляет возможность создания маршрутов согласования и утверждения документов для совместной работы и контроля отдельных хозяйственных операций. Доступны следующие возможности:

• настройка маршрутов для определенного перечня документов;
• назначение одному виду документов нескольких маршрутов, используемых в зависимости от условий применения, вычисляемых применительно к конкретному экземпляру – документу;
• произвольное создание точек маршрута – этапов. Настройка разветвленной структуры маршрута с использованием условий выбора веток маршрута;
• назначение прав подписи отдельным пользователям, либо группам пользователей, по этапам маршрутов;
• настройка контроля и автоматического заполнения отдельных реквизитов документов при прохождении этапов согласования и утверждения;
• формирование списка задач исполнителям;
• отчетность по состоянию документов на маршрутах;
• формирование карт маршрутов и карт движения документов по маршрутам;
• мониторинг состояния выбранных документов – постановка на контроль;
• мониторинг состояния отдельных документов из формы списка документов и из формы документа, вывод сведений о собранных подписях;
• защита от изменения согласуемых документов;
• хранение прикрепленных файлов;
• версионирование документов;
• комментирование объектов информационной базы.

Поскольку прикладное решение включает в себя возможности ведения бухгалтерского и налогового учета, полноценного учета кадров предприятия и расчета заработной платы, то одним из наиболее актуальных является вопрос гибкого разграничения прав доступа между пользователями системы, в том числе ограничение доступа к сведениям по заработной плате. В связи с этим, в прикладном решении предусмотрен большой набор ролей, достаточно автономных и позволяющих модульно назначать каждому пользователю только те функции, к которым он должен иметь доступ.

Помимо этого, работа с данными по заработной плате – ее расчету и выплате – максимально отделена от работы с прочими данными бухгалтерского учета. Предусмотрена возможность сводного отражения в бухгалтерском учете расчетов по заработной плате, благодаря чему обеспечивается доступность детальных данных по заработной плате только тем лицам, которые имеют на нее право.

Программный продукт «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана» не является самостоятельным, для его работы необходимо наличие типовых конфигураций «Бухгалтерия для Казахстана» и «Зарплата и Управление персоналом для Казахстана» системы программ «1С:Предприятие 8».

Подсистема «Бюджетирование»

Одним из основных функциональных назначений прикладного решения «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и бюджетирование для Казахстана» является реализация такой технологии финансового управления предприятием, как бюджетирование. Прикладное решение позволяет автоматизировать систему бюджетного управления предприятием от планирования бюджетов различной структуры и сложности до отслеживания фактического исполнения бюджетов, контроля фактического исполнения и анализа бюджетных данных.

Бюджетная структура

Бюджетная структура предприятия представлена в прикладном решении следующими составляющими:

• системой бюджетов предприятия (их составом, структурой, а также порядком взаимодействия бюджетов);
• управленческой структурой предприятия (управленческими подразделениями или центрами финансовой ответственности);
• разрезами планирования;

Система бюджетов

Прикладное решение позволяет формировать неограниченное количество видов бюджетов.

Для каждого бюджета формируется список статей бюджета, в разрезе которых будет вестись планирование на предприятии.

Для бюджета может быть настроена произвольная структура статей. Его статьи могут быть выстроены в иерархическую структуру любой вложенности. При этом планирование будет вестись по статьям непосредственно, а группы статей служат лишь для агрегации данных по входящим в их состав статьям.

Каждой конечной статье бюджета (не идет речь о группах статей) устанавливается в соответствие финансовый показатель, в разрезе которого и будут храниться данные в системе.

Для каждой статьи указывается код строки (если учет кодов строк включен для бюджета), признаки учета (количественный/суммовой) и разрезы, а также способ расчета цены, если ведется учет и по сумме и по количеству. Данные признаки хранятся в финансовом показателе, поэтому настройки финансовых показателей обновляются в случае изменения данных признаков. Если финансовый показатель участвует в разных бюджетах, то отключение разреза в статье данного бюджета приведет к его отключению и в статьях других бюджетов.

Если ведется использование остаточных и рассчитываемых финансовых показателей, то для статьи также можно указать вид ее показателя и формулу, если показатель рассчитываемый. Колонка «Итоговая функция» определяет функцию расчета итогов на основании данных аналитических разрезов (если это отдельная статья), либо подчиненных статей (если это группа статей).

Статьи бюджетов, в свою очередь, связываются с финансовыми показателями. Таким образом, финансовый показатель представляет суммовое выражение какого-либо факта финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а статья бюджета, за которой он закреплен, определяет лишь отражение данного показателя в каком-либо бюджете.

Некоторые дополнительные настройки самого бюджета, а также настройки, общие для всех его статей, задаются на закладке «Дополнительно».

В поле «Режимы расчета итоговой строки бюджета» можно настроить расчет общего итога по бюджету. Может быть выбран один из вариантов: не рассчитывать, по итоговой функции или по формуле.

В группе «Параметры статей бюджета по-умолчанию» определяются показатели и разрезы учета, устанавливаемые всем вновь создаваемым статьям бюджета. После создания значения по умолчанию можно будет изменять.

Установленный признак «Версионировать по умолчанию» означает, что если у бюджета уже созданы его версии, то каждая новая строка автоматически будет включена в состав новой версии, а не в состав постоянных статей бюджета.

Для определения порядка формирования бюджетов вводится регламент формирования бюджетов.

Порядок формирования бюджетов необходим для разрешения конфликтных ситуаций, которые могут возникнуть в том случае, если один и тот же финансовый показатель соответствует статьям различных бюджетов. Регламент определяет, будут ли такие бюджеты одновременно формировать обороты по общим финансовым показателям (по накопительному типу), либо один бюджет будет формироваться раньше, и суммы, введенные в данном бюджете по финансовым показателям, будут наследоваться другими бюджетами, использующими эти же финансовые показатели. Таким образом, регламент определяет «места» возникновения оборотов по финансовым показателям.

Например, факт получения оплаты от поставщика может отражаться в бюджете «Бюджет движения денежных средств» в статье «Поступление оплаты от поставщиков» и в бюджете «Бюджет доходов и расходов» в статье «Доход от реализации продукции». И хотя это разные бюджеты и статьи, но по сути они ссылаются на один и тот же факт.

Для просмотра и контроля исполнения задач, запланированных в подсистеме, предназначена обработка «Календарь бюджетирования».

После выбора сценария и периода планирования можно, при необходимости, ограничить список задач по виду. При нажатии на кнопку «Обновить» система отразит список планируемых действий. В этом списке будет отмечено, имеются ли созданные или выполненные задачи пользователям по этому действию. При нажатии на кнопку «Создать задачи» по строкам, для которых задач пользователем не создано, производится их создание. В поле «Срок оповещения о задах за … до начала срока» можно указать, насколько заблаговременно исполнители должны быть оповещены.

Управленческая структура

Планирование в системе может вестись как по организации в целом, так и в разрезе центров финансовой ответственности (ЦФО). Обычно под ЦФО могут подразумеваться подразделения, их объединения, или какие-то части, возможно, даже отдельные ответственные лица. Перечень центров ответственности ведется в справочнике «Подразделения».

Каждому подразделению подсистемы «Бюджетирования» можно назначить соответствие с подразделениями регламентированного учета. Несколько структурных подразделений могут быть объединены в одно управленческое подразделение, если структурные подразделения выполняют свои действия в рамках одного и того же процесса. Например, если производство на предприятии осуществляется несколькими цехами, то в управленческом учете можно объединить их в одно подразделение, отвечающее за производство в целом.

Разрезы планирования

Все бюджеты составляются в разрезе сценариев планирования.

Данные каждого сценария автономны и не зависят от данных других сценариев.

Сценарий представляет собой возможный вариант развития событий, используемый при планировании. С помощью сценариев на предприятии можно вести несколько планов на один и тот же период – например годовой оптимистичный и годовой пессимистичный или же можно вести несколько планов с различными горизонтами планирования – месяц, квартал, год.

Помимо сценариев планирования детализация статей бюджета может вестись в следующих разрезах:

• управленческое подразделение – значения данного разреза хранятся в справочнике «Подразделения». Данный разрез используется для всех учетных данных;
• проекты – значения данного разреза хранятся в справочнике «Проекты». Использование аналитики по проектам позволяет увеличить степень детализации бюджетирования;
• контрагенты – ведение бюджетных операций по данному разрезу аналитики позволяет более точно указывать плановые обороты;
• номенклатура – ведение аналитики по номенклатуре может быть использовано при оформлении оборотов по статье реализации, когда планируемая сумма реализации в привязке и к клиентам, и к отгружаемой номенклатуре. Детализация по номенклатуре может понадобиться при составлении бюджетов продаж, производства, закупок и так далее;
• в разрезах, дополнительно определенных пользователем. Пользователь может добавить до 10 дополнительных разрезов, используя в качестве значений аналитических разрезов любую нормативно-справочную информацию, хранящуюся в информационной базе.

Автоматизированный ввод плановых данных

Нередко вводимые плановые данные взаимосвязаны между собой. Помимо этого, часть плановых данных может быть получена путем расчетов на основании фактических данных информационной базы. В связи с этим, в подсистеме бюджетирования предусмотрены гибкие средства автоматического ввода таких операций.

Виды финансовых показателей

По-умолчанию, создаваемые финансовые показатели считаются оборотными, т.е. показателями, по которым просто отражается величина плана/факта за выбранный период. И на каждый период по показателю свои обороты плановых/фактических данных.

В том случае, если в параметрах учета устанавливается признак «Вести учет остаточных/расчетных финансовых показателей», то в форме финансового показателя становится доступным для заполнения поле «Вид показателя».

В системе доступны следующие виды показателей:

• Оборотный – обычный финансовый показатель, по которому пользователь может ввести плановую величину (сформировать плановые обороты), и позднее будет зарегистрирован факт (сформированы фактические обороты);

• Остаточный – финансовый показатель, значение которого не вводится пользователем, а рассчитывается как остаток между увеличивающими его другими финансовыми показателями и между уменьшающими;

• Рассчитываемый – финансовый показатель, значение которого не вводится пользователем, а рассчитывается на основании других финансовых показателей по настроенной формуле.

Настройка остаточных финансовых показателей

Если для финансового показателя установлен вид «Остаточный», тогда становится доступной для заполнения закладка «Расчет остатков по показателю».

На этой закладке настраиваются правила расчета остатков – какие финансовые показатели формируют остатки по данному показателю. На остатки могут влиять только оборотные финансовые показатели.

Для каждой строки настройки указывается дата ввода строки в действие, сам финансовый показатель, а также его вид влияния на остаток:

• Приход – обороты по данному показателю будут увеличивать остатки;

• Расход – обороты по данному показателю будут уменьшать остатки;

Не отражается  – обороты по данному показателю не будут влиять на остатки. Может пригодиться, если ранее показатель отражался на остатках, а с какого-то периода необходимо прекратить его влияние с сохранением истории изменений, на случай пересчета прошлых периодов.

При добавлении новой строки настроек (или нескольких строк) для нее устанавливаются настройки из последней добавленной строки (период действия и вид влияния на остаток) для удобства работы с групповым добавлением строк.

Групповое добавление строк становится возможным при использовании команды «Подбор», если выбрать в ней не отдельный финансовый показатель, а группу справочника. Тогда в настройки будут добавлены все оборотные показатели, входящие в группу и в подчиненные ей группы. Им будут установлены настройки, идентичные последней добавленной перед ними строке.

Расчет остатков по такому финансовому показателю осуществляется в пределах периода. То есть на размер остатка в определенном периоде планирования влияют только те обороты по финансовым показателям, которые также относятся к данному периоду. Таким образом, остаток является остатком в пределах периода. Для организации перетекающих остатков, то есть остатков, учитывающих не только обороты текущего периода, но и остатки предыдущего, следует использовать рассчитываемые финансовые показатели.

Настройка рассчитываемых финансовых показателей

Если для финансового показателя установлен вид «Рассчитываемый», тогда ему автоматически устанавливается признак учета по сумме и отключается учет по количеству, а также становится доступной для заполнения поле «Формула».

В данном поле выбирается элемент справочника «Формулы расчета финансовых показателей».

В элементе данного справочника настраивается формула расчета на основании различных финансовых показателей. Список данных, требуемых для расчета формулы, приводится в поле «Показатели формулы».

Для данного списка работает подбор из справочника «Финансовые показатели». Если выбрать группу справочника, то в список будут добавлены все входящие в нее и в ее подгруппы финансовые показатели.

Редактор формул позволяет использовать различные математические и логические функции.

Зависимости между статьями бюджета

В системе разработан механизм, который позволяет настроить перечень финансовых показателей, зависимых от влияющего показателя.

Зависимость финансовых показателей – необходимость автоматически формировать обороты по зависимым финансовым показателям при регистрации оборотов по влияющим финансовым показателям. Если для какого-либо финансового показателя указаны зависимые финансовые показатели, то в момент формирования оборотов по этому финансовому показателю зависимые обороты могут быть сформированы автоматически с соответствующим отражением их и в регистре бюджетирования, и на плане счетов бюджетирования.

Настройка зависимостей финансовых показателей производится документом «Настройка зависимостей между финансовыми показателями». На закладке «Влияющие показатели» указываются показатели, при вводе которых рассчитываются зависимые показатели.

В табличной части «Зависимости» указываются правила формирования зависимых финансовых показателей.

Таким образом, при планировании некоторых плановых показателей по статье можно автоматически формировать обороты по зависимым финансовым показателям. По такому принципу можно строить целые цепочки зависимостей финансовых показателей.

Сформированную структуру зависимостей показателей можно просмотреть при помощи обработки «Структура зависимостей финансовых показателей».

Расчетные модели

Механизм расчета по моделям позволяет автоматически формировать плановые показатели по определенным правилам. Это более сложный механизм по сравнению с настройкой зависимостей финансовых показателей. С помощью этого механизма настраивается:

• взаимосвязь между оборотами по нескольким различным бюджетным статьям;
• связь подсистемы бюджетирования с данными других подсистем;
• выполнение регламентных расчетов.

Модель расчета представляет собой свод правил формирования показателей, источники данных для формирования показателей, порядок расчета и порядок использования результатов расчета. В подсистеме модель расчета описывается документами «Регламентные модели бюджетирования».

Использование модели позволяет строить модели получения плановых показателей по данным не только подсистемы бюджетирования, но и по данным других подсистем. Например, можно запланировать объем продаж товаров, находящихся в запасах, на основе данных о фактических остатках номенклатуры на конец предыдущего периода и установленных цен продажи.

Планирование бюджетов

Документ «Бюджет»

Основным инструментом планирования бюджетов в системе является документ «Бюджет», предназначенный для ввода плановых значений финансовых показателей.

Поддерживаются следующие технологии планирования бюджетов:

• планирование «снизу-вверх» и «сверху-вниз»;
• формирование сводных бюджетов; что достигается благодаря настройке различных связей между статьями бюджета, а также заявочному механизму формирования бюджетов.

При вводе документа «Бюджет» доступны три вида операции:

• Бюджет – непосредственно формируемый бюджет;
• Заявка – намерение включить в определенный бюджет необходимые показатели;
• Корректировка – корректировка сформированного бюджета;

Формирование бюджета

В документе фиксируется планируемое движение средств предприятия по всем статьям определенного бюджета за период, продолжительность которого определяется периодичностью и горизонтом планирования сценария, выбранного для бюджета.

Основное редактирование данных производится на закладке «Бюджет».

На закладке «Бюджет», в виде иерархического списка, выводятся плановые показатели (обороты) по бюджету. Измерения бюджетирования представлены иерархически, каждое последующее измерение уточняет сумму предыдущего по дополнительным разрезам. Редактируются строки нижнего уровня иерархии. Показатели строк верхнего уровня суммируются на основании вложенных. Если по сценарию планирования предполагается редактирование данных нескольких периодов, тогда колонки дерева будут разбиты по периодам. Итоговая колонка получается суммированием показателей по горизонтали.

В документе существуют следующие возможности;

• добавление/удаление аналитических разрезов, добавление/удаление строк;
• обновление данных расчетов по регламентным моделям, если существуют модели для расчета в контексте текущего документа;
• перерасчет зависимых оборотов (плановых показателей);
• обновление данных наследуемых оборотов (формируемых извне и отображаемых только информационно);
• установка состояния для всех статей;
• перезаполнение таблицы статьями бюджета;
• редактирование текущих строк в разрезе периодов, получение сведений о суммах лимитов по статьям и источниках формирования внешних оборотов.

Формирование заявок

Заявочная система планирования является одной из технологий планирования бюджетов «снизу-вверх».

Заявки могут применяться в случаях, когда необходимо:

• формировать единый бюджет на основании заявок структурных единиц (управленческих подразделений или проектов);
• формировать единый бюджет на основании ряда заявок одной структурной единицы, рассматриваемых отдельно и содержащих различные смысловые блоки планируемых данных.

Корректировка бюджета

Документ «Бюджет» с видом операции «Корректировка» предназначен для корректировки уже утвержденных бюджетов. При корректировке отображается полная картина бюджета на момент корректировки и пользователь может непосредственно редактировать представленные цифры, чтобы получить тот результат, который ему необходим.

Бюджеты и корректировки бюджетов становятся недоступными для редактирования после проведения более поздних корректировок этого же бюджета.

Для документа «Бюджет» предусмотрены печатные формы бюджета, заявки и корректировки бюджета.

Формирование бюджетов путем копирования данных

Для упрощения ввода плановых бюджетных данных предусмотрена возможность использовать обработку «Формирование бюджетов» для создания новых бюджетов путем копирования:

• плановых данных прошлого периода;
• фактических данных предыдущего периода;
• данных другого сценария этого же периода.

В обработке предусмотрено два способа формирования бюджета:

• по заявкам на формирование бюджета;
• по имеющимся оборотам бюджетов.

При выборе способа формирования «По заявкам на формирование бюджета» новый бюджет будет формироваться на основании документов «Бюджет» с видом операции «Заявка».

При выборе способа формирования «По имеющимся оборотам бюджетов» новый бюджет будет формироваться на основании плановых или фактических оборотов по статьям бюджетирования. В этом случае будет предложено выбрать поправочные коэффициенты в целом для всех строк формируемого бюджета, по отношению к копируемым данным.

Далее можно просмотреть получаемые данные, как они будут выглядеть в формируемом бюджете с учетом поправочных коэффициентов.

Кнопка   позволяет управлять списком поправочных коэффициентов, применяемых к отдельным статьям.

Результатом выполнения данной обработки является сформированный документ «Бюджет».

Отражение фактических данных в системе бюджетирования

Для отражения фактических данных по исполнению бюджетов в оборотах по бюджетам и на плане счетов бюджетирования предусмотрено два режима:

• Интерактивный режим – регистрация фактических (первичных) данных происходит в момент проведения первичных документов регламентированного учета, согласно настроенным пользователем схемам отражения фактических данных в бюджетах. Данный режим является преимущественным для крупных предприятий и предприятий с большим количеством вводимых документов;

• Отложенный режим – регистрация фактических данных по истечении определенного периода. Регистрация производится специализированным документом на основании источников фактических данных, настроенных для статей оборотов по бюджетам. Данный режим доступен для использования всегда, однако требует настройки источников и больших временных затрат на сбор данных при его заполнении, особенно для больших предприятий с большим количеством вводимых первичных данных. Может использоваться совместно с интерактивным режимом регистрации или самостоятельно.

Фактические данные, зарегистрированные в оборотах по статьям, могут использоваться как для сравнения с данными бюджета (плановыми данными) за один и тот же период, так и для сравнения бюджетных данных за один период с фактическими данными прошлых периодов. На основании фактических данных можно строить бюджеты на следующие периоды.

Интерактивный режим

Интерактивная регистрация фактических данных по бюджетам на основании первичных документов представляет собой формирование оборотов бюджетов и проводок по счетам бюджетирования непосредственно в момент проведения первичного документа. Такое формирование проводок осуществляется на основании схем отражения, сформированных пользователем. Схема интерактивного отражения фактических данных представляет собой набор правил (шаблонов) отражения фактических данных с описанием способов их применения.

Схемы отражения базируются на справочнике «Виды документов». Справочник позволяет связать создаваемые в информационной базе настройки с определенным видом документов информационной базы.

Шаблоны, входящие в состав схемы отражения представляют собой схему формирования проводок по бюджетам, созданную для конкретного документа.

Проводки по счетам будут сформированы автоматически при формировании оборотов, на основании схем проводок, настроенных для финансовых показателей.

Отложенный режим

Для отложенной регистрации фактических данных в оборотах по бюджетам по истечении определенного периода используется документ «Учет фактических данных».

Ввод фактических оборотов по статьям бюджетирования возможен либо вручную, либо путем автоматического заполнения. После автоматического заполнения фактических оборотов результат может быть скорректирован пользователем вручную.

Помимо этого, на плане счетов бюджетирования будут отображены проводки, согласно настройке для каждого финансового показателя.

Источники для получения фактических данных указываются при описании каждого финансового показателя. В качестве источника данных для автоматического формирования фактических оборотов по статье используется шаблон запроса к учетным данным.

Контроль лимитов

В процессе планирования часто возникает задача ограничения суммарных оборотов по определенным статьям, в том числе с возможностью уточнения конкретных аналитических разрезов оборотов, которые подлежат контролю. Например, такая задача возникает при составлении платежного календаря, который должен соответствовать распределению денежных средств, установленному при составлении помесячного бюджета.

При планировании могут устанавливаться какие-либо укрупненные целевые показатели (например, сумма выручки от продаж по какому-либо подразделению), а далее проводиться контроль их достижения. И, наконец, надо контролировать утверждение заявок на расходование денежных средств на предмет соответствия утвержденному бюджету.

Таким образом, контролируемые значения могут быть двух видов:

• ограничивающие — контролируют превышение оборотов по статьям бюджетов над установленной нормой; если при планировании или регистрации фактических данных происходит превышение суммарных оборотов по контролируемым значениям аналитики, выводится соответствующее предупреждение, проведение блокируется, и пользователь должен либо изменить сумму, либо отказаться от проведения. Например, на закупку определенного вида товара установлена некоторая сумма, которую нельзя превышать, при превышении установленного лимита система блокирует проведение документов и, соответственно, операции по закупу не осуществляются;

• целевые — предназначены для анализа их достижения/отклонения в отчетности. При достижении установленных пределов по таким показателям в процессе работы, пользователю выдается сообщение, однако выполнение операций не блокируется. Например, нет необходимости ограничивать размер полученной прибыли, но есть определенная цель по получению прибыли и необходимо отследить ее исполнение.

Использовать контролируемые значения можно как при планировании оборотов по статьям, так и при регистрации фактических данных в интерактивном режиме.

Ручная настройка контролируемых показателей производится документами «Установка лимитов и целевых значений». В поле «Использование контроля» указывается одно из значений:

1. При планировании – в таком случае контролю будут подлежать только операции по планированию бюджетов (в том числе и при автоматической регистрации зависимых оборотов). В этом случае становится доступным для заполнения поле «Контролируемый сценарий», в нем указывается сценарий, к данным которого будут применяться правила контроля».
2. При исполнении – контролю будут подлежать только операции по регистрации фактических данных.

Анализ достижения контролируемых значений осуществляется при помощи отчета «Мониторинг контролируемых значений».

План счетов бюджетирования

Для хранения данных о планируемой структуре средств и источников финансирования используется специализированный план счетов, открытый для редактирования пользователем. План счетов бюджетирования представляет собой нерегламентированный план счетов, отличающийся от бухгалтерского, и предназначенный для ведения управленческого учета.

Названия счетов и суть хранимой на них информации полностью определяется политикой бюджетирования на предприятии.

Для каждого счета можно указать источник получения данных о количественных и суммовых остатках из учетной системы.

Проводки по счетам бюджетирования формируются при регистрации оборотов по финансовым показателям, в соответствии с шаблонами проводок, заданных для этих финансовых показателей.

В системе предусмотрен специальный документ «Внутреннее перемещение средств при бюджетировании», предназначенный для перемещения остатков между счетами и аналитическими измерениями плана счетов бюджетирования.

Такое перемещение средств отражается только формированием соответствующих проводок по плану счетов бюджетирования, на оборотах по бюджетам не отражается. Документ предназначен для использования в отдельных случаях, когда необходимо изменить величину или структуру остаточных показателей без изменения\планирования оборотов по статьям бюджета.

В системе также предусмотрен ряд отчетов по счетам бюджетирования аналогичных бухгалтерским отчетам по типовому плану счетов.

Отчетность и дополнительные возможности системы

Отчеты

Отчет «Финансовый анализ данных бюджетирования» предназначен для расчета наиболее широко используемых показателей, описывающих текущую структуру средств и источников финансирования предприятия и его операционную деятельность. Исходные данные отчета могут быть как введены вручную, так и заполнены автоматически на основании данных информационной базы.

Отчет «Отчет по бюджету» – позволяет получать отчет по плановым/ фактическим показателям бюджета, с учетом версионности бюджета. Структура отчета является настраиваемой.

Отчет «Обороты по плану счетов бюджетирования» предназначен для анализа планируемых и фактических движений по статьям оборотов подсистемы бюджетирования, по указанному счету бюджетирования.

Отчет «Исполнение бюджета» предназначен для выполнения сравнительного анализа между плановыми и фактическими данными бюджетного периода, между данными различных сценариев или периодов. Основным его назначением является план – фактный анализ как результат сравнения плановых и фактических данных периода.

Многоязычные отчеты

В системе предусмотрена возможность формирования отчетов по бюджету на различных языках, что позволяет предоставлять отчеты руководству, зарубежным учредителям и инвесторам на необходимом языке.

Список языков хранится в справочнике «Языки народов мира». Добавлен служебный справочник «Служебные термины бюджетирования», содержащий ключевые слова и названия полей отчетов.

Редактирование словаря производится из обработки «Заполнение словаря терминов бюджетирования», в которой выбирается язык и раздел терминов, для которого настраивается перевод.

Для выбора языка отчета необходимо на закладке «Настройки отчета» в поле «Язык отчета» выбрать нужный язык и сформировать отчет.

Подсистема «Управление закупками»

Подсистема состоит из двух основных функциональных блоков:

• управление снабжением (заявки материально-технического снабжения и их исполнение);

• управление закупками и отношениями с поставщиками. Данные заявок МТС являются исходным материалом для составления плана закупок, т.к. показывают потребность предприятия в товарах и услугах.

В свою очередь, заявки МТС могут быть введены на основании заказов покупателей, например, если для реализации этих заказов необходимо закупить перепродаваемые покупателю товары.

План закупок в совокупности с зарегистрированными ценами поставщиков является базой для формирования заказов поставщикам. На основании заказов поставщикам уже оформляются договора и ведутся закупки.

Сценарное планирование поддерживают как планы закупок, так и заявки МТС. Это позволяет организовать параллельные схемы их использования, как, например, для годового (долгосрочного) планирования, так и месячного (текущего) планирования.

Планирование всех заявок и планов закупок ведется по единому ценовому перечню, задаваемому пользователем.

Процессы снабжения планируются документом «Заявка МТС». Заявка МТС представляет собой планирование потребности единицы снабжения в товарах и услугах, и служит основной для последующего определения плана закупа.

Для удобства работы с табличными частями документа «Заявка МТС» в персональных настройках пользователя предусмотрена настройка «Редактирование документов закупок в матричном виде». При ее включении периоды будут отображены в столбцах.

После выполнения данной настройки, заявка МТС приобретает следующий вид.

Цена позиций рассчитывается по типу прогнозных цен, указанному в настройках параметров учета. Заявки МТС могут служить основанием, как для плана закупок, так и для бухгалтерских документов поступления, перемещения, передачи и списания товаров. В строках таких бухгалтерских документов указывается конкретная заявка МТС, под исполнение которой эта операция выполняется.

В специализированном отчете «Анализ исполнения заявок МТС» выводится информация о включенных в план закупок позициях заявок МТС, о совершении закупок по этим позициям, либо списания/передачи в адрес объекта снабжения.

В отчет добавлена новая функция при настройки отчета — «Вариант ограничения по периоду», которая предоставляет возможность выбора одного из трех вариантов:

• Операции периода. При данном варианте выбора, в отчет выводятся заявки МТС запланированные и исполненные в указанном периоде. Заявки, у которых план или факт не входит в указанный период, в отчете не отразятся.

• Запланированные в указанном периоде. При данном варианте выбора в отчет попадут только запланированные заявки в данном периоде, а также исполненные заявки, вне зависимости периода планирования.

• Исполненные в указанном периоде. При данном варианте выбора, отразятся только исполненные заявки в указанном периоде, а плановые данные по ним отразиться вне зависимости от периода планирования.

На основании заявок МТС, прогнозируемых остатков на период планирования и норм запасов на складах подразделений с помощью мастера создается план закупок, формирование которого может производиться как вручную, так и автоматически.

На первом шаге мастера указывается сценарий и период планирования, по заявкам которого необходимо сформировать план закупок на тот же период.

На следующем шаге мастера можно выбрать необходимые параметры формирования:

• Формирование плана закупок на основе нормативных остатков;

• Заявки МТС, принимаемые в план закупок;

• Учет прогнозных остатков на складах подразделений;

• Склады с возможностью распределения остатков по подразделениям;

• Стандарт-план.

Если формирование плана идет с использованием прогнозных остатков, тогда на следующем шаге «Остатки» будет отображен список прогнозируемых остатков на начало периода.

На следующем шаге «Спецификация» отображается спецификация, взятая из источников, указанных на втором шаге.

При изменении признака «Включать» у строк будущего плана закупок, происходит пересчет поля «Сумма документа» с учетом включенных / не включенных позиций.

Для того чтобы проанализировать получаемый план закупок, на закладке «Сводные данные» предусмотрена возможность получить сводную информацию по номенклатуре и по подразделениям.

Чтобы открыть новый документ «План закупок», заполненный включаемыми позициями, после того, как процесс анализа закончен, можно нажать кнопку «Готово» на последнем шаге мастера. Для документа предусмотрено три режима формирования печатной формы (Печать, Печать(периоды в колонках), Печать(подробно)).

Табличная часть «Дополнительные затраты» позволяет рассчитывать дополнительные затраты на подготовку, организацию и проведение процесса закупок. Для использования данного механизма необходимо заполнение справочника «Затраты на проведение закупок».

Также необходимо заполнение регистра «Порядок расчета затрат на проведение закупок».

Кроме того, формирование заявки МТС и планов закупок возможно контролировать, согласно принятым на предприятии нормам расхода в разрезе как подразделений, так и предприятия в целом. Для включения данной функции необходимо ввести настройки в регистре «Учетная политика по бюджетированию».

Раздел «Контроль объемов снабжения» устанавливает лимиты в заявках МТС. Раздел «Контроль объемов закупа» устанавливает лимиты в планах закупок.

При выборе источника «На основании бюджетов», лимиты для номенклатурных позиций будут связаны с регистром «Обороты бюджетов» через финансовые показатели (ФП). Связь межу подразделениями и ФП описывается в регистре «Настройки нормирования объемов снабжения по бюджетам».

При выборе источника «Установленные вручную лимиты» регистра «Учетная политика по бюджетированию», лимиты будут связаны с регистром «Настройки нормирования объемов снабжения, установленные вручную».

По результатам учета исполнения формируется отчет «Анализ исполнения плана закупок». В этом отчете можно увидеть информацию о том, сколько было запланировано к закупу, сколько закуплено фактически и остаток по плану (или превышение, если остаток отрицательный). Данные по исполнению берутся из бухгалтерских документов по поступлению товаров, ОС, НМА и услуг.

Данные по исполнению плана закупок берутся из бухгалтерских документов по поступлению товаров, ОС, НМА и услуг. Отчет анализирует план, исполнение, превышение и остатки по плану.

На основании подготовленного плана закупок можно формировать заказы поставщикам. Помимо этого, заказ поставщику может быть введен на основании заявки МТС в обход плана закупок, например, если план закупок уже готов, но поступает срочная заявка МТС, которая в него не включена, но требует срочного удовлетворения.

Анализ исполнения заказов поставщикам можно осуществить с помощью отчета «Анализ исполнения заказов поставщикам».

В этом отчете можно получить информацию по заказанным товарам и услугам, зафиксированным в договорах, полученным по бухгалтерскому учету, а также об остатках/превышениях по позициям заказа.

Подсистема «Казначейство»

Помимо стандартных возможностей бухгалтерского учета кассовых и банковских операций, конфигурация «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и Бюджетирование для Казахстана» включает в себя возможности планирования и оперативного управления движением денежных средств на предприятии, включая контроль над осуществляемыми платежами и составление платежного календаря.

Подсистема «Казначейство» прикладного решения предназначена для составления планов движения денежных средств, организации заявочной системы для учета расходования и контроля целевого использования денежных средств предприятия. Обеспечены механизмы контроля соответствия фактического использования денежных средств тем заявкам на их использование, которые были поданы и рассмотрены.  Конфигурация позволяет планировать поступление и расход денежных средств и формировать на основе этих данных график движения денежных средств.

Подсистема «Казначейство» выполняет следующие функции, необходимые для эффективного управления движением денежных средств на предприятии, контроля над осуществляемыми платежами:

• многовалютный учет движения и остатков денежных средств;

• регистрацию планируемых поступлений и расходов денежных средств;

• резервирование денежных средств под предстоящие платежи на расчетных счетах и в кассах;

• размещение денежных средств в ожидаемых входящих платежах;

• формирование платежного календаря;

• возможность разнесения (ручного или автоматического) суммы платежного документа по нескольким договорам и сделкам;

• формирование графика движения денежных средств на основе планируемых поступлений и расходов денежных средств;

• получение оперативных отчетов по доступности денежных средств на определенную дату или же доступности денежных средств за период по дням, с возможностью детализации по кассам и счетам.

Основные возможности подсистемы «Казначейство»:

• Возможность планирования и оперативное управление движением денежных средств на предприятии;

• Предотвращение кассовых разрывов;

• Возможность пакетного формирования заявок на расход и плановых поступлений по договорам в системе;

• Контроль над осуществляемыми платежами. Формирование плана платежей и платежного календаря;

• Пакетный ввод бухгалтерских документов на основании заявок на расходование средств;

• Анализ доступности и движения денежных средств;

• Формирование бюджета движения денежных средств на основании плана движения денежных средств.

Планирование движения денежных средств

• Конфигурация позволяет планировать поступление и расход денежных средств и формировать на основе этих данных график движения денежных средств.

• Планирование поступления денежных средств производится на основе документа «Планируемое поступление денежных средств». Документ может быть оформлен как в целом по договору, так и на основании документа «Счет на оплату покупателю». Помимо счета на оплату, планируемое поступление может быть оформлено на основании документов реализации или возврата поставщику.
• Данным документом фиксируется факт предполагаемого поступления денежных средств. Например, получение денежных средств при оплате покупателями выписанных им счетов, предполагаемое получение кредита из банка и т.д.
• В дальнейшем информацию о запланированных поступлениях денежных средств можно проанализировать в отчете «Платежный календарь». В отчет попадет информация только по тем документам «Планируемое поступление денежных средств», в которых установлен признак «Включать в платежный календарь».
• В случае необходимости отмены запланированного поступления денежных средств (например, отказ покупателя от оплаты ранее выставленного счета) используется документ «Закрытие планируемых поступлений денежных средств».
• Планирование расхода денежных средств ведется на основании заявок на расходование денежных средств. В заявках, можно зарезервировать денежные средства на выплату денежных средств поставщикам, уплату денежных средств за аренду помещения, выплату зарплаты сотрудникам и т.д.
• Резервирование денежных средств выполняется раздельно для наличных и безналичных денежных средств и отдельно для каждого вида платежа: оплата поставщику, выдача денежных средств подотчетным лицам и т.д. Вид платежа определяется тем видом операции, который выбран в заявке на расходование денежных средств.
• Денежные средства для предполагаемого расхода могут быть зарезервированы в конкретной кассе, на расчетном счете или размещены в планируемых поступлениях денежных средств. При поступлении денежных средств по планируемому поступлению, данные средства будут автоматически зарезервированы на расчетном счете или в кассе по данной заявке.
• В том случае, если установлены оба признака (резервирование и размещение), то заявка сначала резервирует денежные средства в кассе (на расчетном счете), а уже затем в планируемых поступлениях денежных средств.
• Для получения информации по исполнению заявок на расходование средств, суммы которых резервируются по местам хранения денежных средств предназначен отчет «Резервы денежных средств». В отчет попадают только те заявки на расходование денежных средств, у которых заполнена информация в графе «Размещение».
• Значения в ячейках отчета отражают остатки по заявкам, денежные средства под которые зарезервированы (исключены из доступного к использованию остатка), но расходные платежные документы по которым еще не оформлены.
• В том случае, если необходимо отменить планируемый расход и резервирование денежных средств оформляется документ «Закрытие заявок на расходование денежных средств». Данный документ предназначен для снятия резервов денежных средств при принятии решения по отмене дальнейших платежей по проведенной заявке (или группе заявок) на расходование средств.
• Документы «Закрытие планируемых поступлений денежных средств» и «Закрытие заявок на расходование средств» могут быть заполнены автоматически теми планируемыми поступлениями денежных средств и заявками на расходование денежных средств, которые не были выполнены к моменту оформления данных документов.

Связь документов по учету денежных средств с документами планирования

В целом порядок работы с документами по учету денежных средств соответствует порядку работы с аналогичными документами в типовом решении «Бухгалтерия для Казахстана». Однако, в отличие от типового решения, где учет остатков и движений денежных средств организован только средствами регистра бухгалтерии с отражением на счетах бухгалтерского учета, в конфигурации «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и Бюджетирование для Казахстана» для учета денежных средств дополнительно используются регистры оперативного учета.

Такой подход позволяет отделить отражение движения средств в целях бухгалтерского учета от движений в целях оперативного учета, при этом, одна и та же операция по учету ДС может быть отражена в бухгалтерском и (или) оперативном учете, в зависимости от той или иной ситуации.

Для управления порядком отражения движений денежных средств по видам учета предназначены флаги платежных документов:

• Отражать в опер. учете;
• Отражать в бух. учете;
• Учет КПН.

При установленном флаге «Отражать в опер. учете» документ в момент проведения формирует движения по регистрам оперативного учета. Для отражения операции по учету денежных средств в бухгалтерском учете необходимо установить флаг «Отражать в бух. учете». Предназначение и порядок работы флага «Учет КПН» соответствует типовому механизму решения «Бухгалтерия для Казахстана».

В платежных документах присутствует еще один флаг «Оплачено», который позволяет организовать проведение документов в два этапа:

• отражение в оперативном учете (информация о готовящемся поступлении или намерении платежа);
• отражение движения денежных средств (оплата документа банком, фактическое поступление или фактический платеж).

При проведении документа без установленного флага оплаты информация о поступлении (списании) денежных средств записывается, как незавершенный платеж.

Связь документов учета фактического движения денежных средств с документами планирования производится явным указанием документа планирования в соответствующем поле формы документа (ячейке табличной части).

Управление предстоящими платежами

Для того чтобы проанализировать платежеспособность предприятия на какой-то момент и определить возможность оплаты всех поданных заявок на расходование средств, используется документ «План платежей».

Для формирования бухгалтерских документов используется специальный мастер, вызываемый из документа «План платежей» при помощи нажатия кнопки «Оформить платежные документы».

План платежей позволяет определить реальную сумму платежа по заявке и зафиксировать ее документально, для последующего использования. При нажатии на кнопку «Сформировать документы» будет создан соответствующий расходный документ по каждой позиции, отмеченной флажком. В поле «Имеются платежные документы» выводится признак наличия ранее сформированных бухгалтерских документов по позиции. Таким образом данной формой можно пользоваться многократно. В поле «Платежный документ» выводится документ, созданный в текущем сеансе работы с формой.

Если есть необходимость посмотреть ранее сформированные по позиции документы, следует нажать кнопку «Показать документы». В этом режиме при позиционировании на строке плана платежей в нижней табличной части будет указывать список документов по выбранной заявке.

Отчеты как средства анализа состояния денежных средств

В конфигурации предусмотрена возможность получения оперативных отчетов по запланированным поступлениям и платежам, доступности денежных средств на определенную дату или же доступности денежных средств за период по дням, с возможностью детализации по кассам и счетам.

Отчет «Платежный календарь» предназначен для вывода информации о планируемых платежах, поступлениях и остатках за выбранный период времени. Детализация данных в отчете производится в соответствии с указанной детализации по периоду. С помощью отчета можно построить платежный календарь планируемых поступлений и расходов денежных средств за каждый день месяца или планируемые поступления и расходы за каждый месяц в течение квартала.

Отчет удобен наличием дополнительной формы настройки, где можно произвести необходимую группировку (выбрать для отражения организацию, валюту, вид денежных средств, банковский счет, кассу). На вкладке отбор можно сделать более детальный отбор по нужному значению.

Отчет «Анализ доступности денежных средств» предназначен для анализа информации по:

• остаткам денежных средств на расчетных счетах организаций и в кассах;
• выписанным, но не оплаченным на момент отчета расходным платежным документам;
• зарезервированным по заявкам денежным средствам;
• ожидаемым к поступлению платежам.

Итоговым значением отчета является свободный для использования остаток денежных средств по местам хранения (кассам, банковским счетам).

Отчет «Движения денежных средств» предназначен для анализа движения денежных средств предприятия за определенный период времени.

Информация в отчете может быть сгруппирована с одной стороны, по реквизитам движения денежных средств (форма оплаты, расчетный счет (касса), статья движения денежных средств) и, с другой стороны, по реквизитам плательщика/получателя (контрагент, договор контрагента).

Отчет «Неоплаченные исходящие платежи» предназначен для получения информации по исходящим платежам, которые зарегистрированным в системе, но по которым не выполнено одно из необходимых действий: отражение в оперативном учете или фактическое движение денежных средств (оплата).

В отчет попадают только те документы, у которых не установлен признак «Оплачено».

Взаимосвязь подсистемы «Казначейство» и «Бюджетирование»: формирование плана движения денежных средств, формирование бюджета ДДС

План движения денежных средств представляет собой свод ожидаемых расходов и поступлений денежных средств.

Отличается от плана платежей тем, что план платежей предназначен для контроля платежей и связи с бухгалтерским учетом, а план движения денежных средств работает не только с платежами, но и поступлениями, не выполняет контрольных функций и предназначен для целей управленческого учета.

На закладке «Движения денежных средств» указываются непосредственно позиции плана. В валюте, указанной в основных параметрах. Для каждой позиции плана следует обязательно заполнять вид движения, вид денежных средств и статью ДДС. Если сценарий разрешает планирование на несколько периодов в рамках одного документа, становится доступной колонка «Период планирования». Имеется возможность настроить автоматическое заполнение плана ДДС. Для этого необходимо добавить любое количество вариантов настроек в справочник «Настройки заполнения плана движения денежных средств», эти настройки будут доступны в документе в подменю «Заполнить».

План ДДС может служить источником данных для бюджета ДДС.

Если в системе ведется план движения денежных средств, на его основании можно автоматически формировать бюджет движения денежных средств. Для этого в бюджете в поле «Позиция классификатора бюджетов» (закладка «Дополнительно») следует указать значение «Бюджет движения денежных средств». Тогда в мастере формирования бюджетов при выборе такого бюджета будет доступен еще один способ формирования бюджета – по плану движения денежных средств. Дальнейшая работа мастера происходит в обычном режиме.

Для формирования бюджета таким образом необходимо также заполнить соответствия между позициями плана ДДС и бюджета ДДС в регистре сведений «Параметры связи бюджетов и планов движения денежных средств».

Подсистема «Учет договоров»

Помимо всех вышеперечисленных подсистем в конфигурации «1С-Рейтинг: Комплексное управление финансами и Бюджетирование для Казахстана» реализована подсистема учета договоров, позволяющая регистрировать и корректировать договора, хранить дополнительные параметры договора, формировать графики платежей по договору, производить расчет пени по просрочкам платежей.

Кроме всего прочего подсистема тесно связана с другими подсистемами конфигурации, а именно:

• с подсистемой «Казначейство» через формирование заявок на расходование и оформление плановых поступлений денежных средств на основании ожидаемых платежей по договорам;

• с подсистемой «Управление согласованием и утверждением документов» посредством настройки маршрутов утверждения договоров;

• с подсистемой «Управление закупками» так как она поставляет данные для регистрации договоров.

Основные справочники подсистемы

Дополнительные параметры договоров

• Справочник «Дополнительные параметры договоров» предназначен для хранения в системе дополнительных параметров, которые можно назначить договору.

События по договору

• Справочник «События по договору» предназначен для хранения в системе событий, при наступлении которых будет инициироваться исполнение строк графиков платежей, связанных с такими событиями.
• Справочник имеет предопределенные элементы, а также возможность ввода, необходимых пользователю событий.

Автоматическая регистрация событий

• Данный механизм позволяет настроить в системе автоматическую регистрацию пользовательских (не предопределенных) событий по договорам при проведении различных документов по договору.
• Для ее настройки необходимо:
• в настройке параметров учета по договорам «Автоматическая регистрация пользовательских событий по договорам»;
• в регистре сведений «Настройки автоматической регистрации событий по договору» настроить соответствие событий и регистрирующих их видов документов. Список видов документов ограничен теми документами, для которых такая возможность заложена технически. Для каждой настройки можно указать период ее действия/отключения, а также реквизиты документа для расчета суммы и валюты события. Если валюта не указана, считается, что сумма регистрируется в валюте договора. Расчет суммы события необходим в том случае, если в графиках платежей необходимо опираться на эти суммы.

Этапы оплаты

• Справочник «Этапы оплаты» предназначен для хранения в системе этапов оплаты, назначаемых строкам графика платежей, и необходимых для сопоставления этих строк графика с созданными на их основании документами «Заявка на расходование средств» и «Планируемое поступление денежных средств».

Графики оплаты по договорам

• Справочник «Графики оплаты по договорам» хранит как индивидуальные, так и шаблонные графики платежей, используемые при расчете договоров.
• В табличной части графика заполняются все необходимые параметры оплаты.

Регистрация договоров

Для того чтобы зарегистрировать в системе договор или дополнительное соглашение по товарным и нетоварным операциям, а так же установить для договоров параметры оплаты, спецификацию договора, необходимо оформить документ «Регистрация договоров».

Документ может быть оформлен с видом операции «Договор» при первичной регистрации договора, либо с видом операции «Дополнительное соглашение» по ранее зарегистрированному договору для изменения условий договора.

В документе «Регистрация договоров» на закладке «Основные свойства» указываются такие реквизиты как: контрагент, с которым заключае6тся договор, период договора и т.д.

Предусмотрена возможность указания штрафных санкций за несвоевременные платежи.

Расчет пени по просрочкам платежей осуществляется в поле «Способ начисления пени» одним из следующих способов:

• Не начислять;

• Фиксированной суммой – в этом случае указывается фиксированная сумма в поле «Ставка пени», которая будет начислена по достижении просрочки платежа в размере, указанном в поле «Допустимая просрочка, дней»;

• Процентом от задолженности — в этом случае указывается процент от суммы задолженности в поле «Ставка пени», который будет начислен по достижении просрочки платежа в размере, указанном в поле «Допустимая просрочка, дней»;

• Фиксированной суммой за каждый день просрочки — в этом случае указывается фиксированная сумма в поле «Ставка пени», которая будет начислена за каждый день просрочки по достижении срока, указанного в поле «Допустимая просрочка, дней». Также можно заполнить поле «Количество дней начисления пени», тогда пеня будет начисляться на протяжении срока не дольше указанного;

• Процентом за каждый день просрочки — в этом случае указывается процент пени в поле «Ставка пени», который будет начислен за каждый день просрочки по достижении срока, указанного в поле «Допустимая просрочка, дней». Также можно заполнить поле «Количество дней начисления пени», тогда пеня будет начисляться на протяжении срока не дольше указанного.

В спецификации товарных договоров можно указать список товаров и услуг закупаемых/реализуемых по договору, а также задать количество, цену и дату поставки (закупа) по договору.

Для хранения любых параметров договора, которые необходимы ответственным лицам организации, используются дополнительные параметры договоров. Состав дополнительных параметров и их тип настраивается пользователем.

Предусмотрена возможность регистрации дополнительных соглашений по договору. Дополнительное соглашение может быть создано путем ввода на основании документа первичной регистрации договора, либо вручную, указав в документе нужный договор. В дополнительном соглашении можно изменить любые условия, кроме вида договора.

Для документов регистрации договора предусмотрен ввод на их основании различных бухгалтерских документов (в зависимости от операции по договору).

Также при самостоятельном вводе бухгалтерских документов поступления или реализации после выбора зарегистрированного договора заполняется номенклатурный состав документа.

Для работы с полным списком договоров, заключенных на определенную дату, используется отчет «Реестр договоров». В нем можно получить список зарегистрированных в подсистеме договоров с выводом выбранных параметров договоров и с настроенным отбором по их значениям.

Для анализа исполнения номенклатурных позиций договора на основании бухгалтерских данных используется отчет «Исполнение договоров».

Отчет позволяет получить данные по договорному, фактическому количеству и сумме, а также по остаткам/превышениям.

Подсистема «Согласование и утверждение документов»

Еще одной возможностью, необходимой как для поддержки бюджетного процесса (согласования бюджетов на различных уровнях, или командной работы над бюджетами), так и для ряда других организационных процессов (согласования регламентированных документов или групповой работы пользователей с документом), является возможность организации процессов согласования и утверждения документов.

В этом направлении предприятие получает возможность настраивать произвольные схемы согласования и утверждения документов несколькими пользователями системы, организовать как процесс утверждения документа, так и командной работы над ним (в случае, если за заполнение определенных реквизитов документа отвечает не автор документа, а уполномоченный на то пользователь системы).

Предусмотрена возможность создания различных маршрутов (схем) утверждения документов, которые могут использоваться в зависимости от заданных условий. Автоматизирована работа с задачами пользователей в процессе согласования. Кроме того, есть возможность защитить согласуемые документы от несанкционированного изменения.

Подсистема «Управление согласованием и утверждением документов» предоставляет средства создания и использования маршрутов для совместной работы пользователей по согласованию и утверждению документов, а также контроля отдельных хозяйственных операций. Возможности подсистемы:

• настройка маршрутов для определенного перечня документов;

• назначение одному виду документов нескольких маршрутов, используемых в зависимости от условий применения, вычисляемых применительно к конкретному экземпляру – документу;

• произвольное создание точек маршрута – этапов. Настройка разветвленной структуры маршрута с использованием условий выбора веток маршрута;

• назначение прав подписи отдельным пользователям, либо группам пользователей по этапам маршрутов;

• настройка контроля времени исполнения задач согласования;

• настройка контроля и автоматического заполнения отдельных реквизитов документов при прохождении этапов согласования и утверждения;

• формирование списка задач исполнителям;

• возможность уведомления исполнителей по электронной почте;

• отчетность по состоянию документов на маршрутах;

• формирование карт маршрутов и карт движения документов по маршрутам;

• мониторинг состояния выбранных документов – постановка на контроль;

• мониторинг состояния отдельных документов из формы списка документов и из формы документа, вывод сведений о собранных подписях;

• защита от изменения согласуемых документов;

• хранение прикрепленных файлов;

• версионирование документов;

• комментирование объектов информационной базы.

Терминология подсистемы

Маршрут согласования – определенная последовательность совместных действий пользователей и прикладного решения по согласованию и утверждению документа, направленная на достижение общего результата – приведения документа к определенному виду / утверждения / отклонения.

Этап согласования (точка маршрута) – определенное действие, входящее в общую последовательность действий на маршруте, выполняемое с документом. Этап может характеризоваться какими-либо программными изменениями в документе, либо изменениями, вносимыми пользователями, различными проверками заполнения и так далее. Этап завершается получением согласия (подписи) от ответственных за этап.

Ответственный за этап согласования – лицо, имеющее право согласования на определенном этапе.

Право согласования – возможность для пользователя изменять, согласовывать, утверждать, отклонять, возвращать документ на конкретном этапе маршрута согласования.

Утверждение – подтверждение корректности документа и согласия со значениями его реквизитов. При утверждении документа на последнем этапе происходит финализация маршрута, на других этапах происходит передача документа на следующий этап.

Финализация маршрута – автоматическое завершение движения документа по маршруту после получения последней подписи и присвоение заданных для финализации значений.

Отклонение – ручное завершение маршрута, при котором документ остается на текущем этапе, в случае его некорректности и необходимости отменить его формирование.

Возврат – перемещение документа на один из предыдущих этапов в случае необходимости доработки документа.

Состояние – признак, характеризующий документ на определенном этапе.

Во всех видах документов, подлежащих маршрутизации, в форме документа на верхней командной панели располагается кнопка работы с согласованием документа, позволяющая просматривать информацию о состоянии документа на маршрутах и работать с его согласованием.

При нажатии на кнопку «Работа с согласованием документа» открывается монитор согласования документа.

В верхней части монитора располагается информация о том, находится ли документ на маршруте, а также о том, в каком состоянии он. В поле «Комментарий» описывается его текущее положение. В случае возврата или отклонения там же указывается причина.

На закладке «Маршруты» отображаются подходящие маршруты (с учетом возможных условий). На этой закладке можно снять документ с маршрута, вернуть его на начало с удалением истории согласования. А также можно поставить документ на маршрут, выбранный из списка, если в параметрах учета разрешена ручная постановка на маршрут.

На закладке «Заметки» отражаются заметки, введенные по документу текущим и другими пользователями.

Справа находятся командные кнопки, состав которых зависит от прав пользователя и использования функций в параметрах учета:

• Подписать – открывает мастер согласования документа (мастер будет рассмотрен позже);

• На контроль – помещает документов список контролируемых текущим пользователем;

• Вложения – работа с вложениями (прикрепленными файлами) документа;

• Создать заметку – открывает окно ввода заметок по документу;

• Версии – открывает список версий документа;

• Карта состояния – открывает отчет – карту состояния документа на маршруте:

В карте состояния приводится полная карта маршрута. Пройденные документом этапы выделяются фиолетовым цветом, текущий этап – зеленым, подлежащие прохождению — желтым цветом. Серым выделяются этапы, не подлежащие прохождению.

• История движения документа – открывает отчет «История движения документа по маршрутам»;

• Лист согласования – открывает отчет «Лист согласования».

Настройка маршрутов

Настройки маршрутов привязаны к справочнику Виды документов, устанавливающему их связь с документами информационной базы.

Для каждого вида документов формируется собственный перечень маршрутов в справочнике «Маршруты согласования и утверждения документов».

В форме маршрута изображена карта маршрута, обновляемая автоматически при изменении состава этапов, либо по кнопке «Обновить».

В карту может быть добавлено два типа элементов:

• Этап – это этап маршрута, определяющий действия пользователей по согласованию;

• Переход – это разветвление маршрута в зависимости от условий, применяемых для адресации документа между ветками перехода. Проверка условий и адресация документа при прохождении разветвления выполняется автоматически.

После того, как по маршруту начинают двигаться документы, его редактирование становится доступным только пользователям с полными правами после нажатия кнопки «Редактировать».

Основные характеристики маршрута

На закладке «Применение маршрута» настраиваются общие характеристики маршрута:

• Использование маршрута;

• Порядок возврата на пересмотр – определяет порядок программного выбора этапов, на которые документ будет возвращаться в случае возврата на пересмотр с одного из следующих этапов;

• Для механизма возвратов предусмотрен предопределенный этап маршрутов «Возврат инициатору маршрута», который можно выбрать в качестве этапа возврата. Также этот этап используется при возврате с первого этапа маршрута и означает возврат автору документа для доработки.

• Финализация маршрута – определяет действия, выполняемые программно после завершения последнего этапа маршрута;

• Защита прошедших маршрут документов от корректировок – настраивает возможность корректировки документа после его отклонения или финализации маршрута пользователями, не имеющими прав согласования на финальном этапе;

• Актуальность маршрута – управляет записями для данного маршрута в регистре Актуальные маршруты согласования документов.

Дополнительные настройки маршрута

На закладке «Дополнительно» настраиваются при необходимости следующие характеристики маршрута:

• Режим возврата на пересмотр – порядок адресации документа при его возврате:

• Правило продолжения маршрута при пересмотре – если документ согласуется на том этапе, на который он был возвращен, данное значение определяет, куда он отправится на дальнейшее согласование:

• Также можно перенастроить прочие реквизиты, определяющие пропорции размещения элементов на карте маршрута.

Диспетчеризация задач согласования

• Если в параметрах учета подсистемы согласования установлен признак «Использовать диспетчеризацию задач», становится доступным механизм диспетчеризации, позволяющий системе адресовать задачи конкретному исполнителю (на этапах с несколькими исполнителями) по определенным правилам.
• Правила диспетчеризации применяются при постановке документа на маршрут или прямой адресации по маршруту (когда текущий ответственный согласовывает документ и он движется далее), в том случае, если за этапом-получателем закреплено более одного ответственного и в качестве исполнителя пользователь не указал конкретное лицо.
• Подключение механизма диспетчеризации производится для каждого маршрута или отдельного этапа. Выполняется данная операция в регистре «Настройки диспетчеризации задач согласования», где указывается:
• Маршрут;
• Этап — если не указан, правило будет действовать на весь маршрут;
• Способ диспетчеризации — вариант автоматической диспетчеризации;
• Диспетчер — пользователь, на которого будет отправлен документов том случае, если не обнаружен ни один из исполнителей. Данный пользователь может не быть включенным в список ответственных за этап, в этом случае он должен будет самостоятельно переадресовать данный документ другому исполнителю.
• Варианты автоматической диспетчеризации:
• Равномерное распределение по загрузке — задача будет адресована исполнителю, имеющему минимальное общее количество задач согласования, адресованных лично ему;
• Равномерное распределение по загрузке в пределах этапа — задача будет адресована исполнителю, имеющему минимальное общее количество задач согласования на этом же этапе, адресованных лично ему;
• Распределение по правилам персональной диспетчеризации — задача будет адресована в зависимости от настроек регистра «Правила персональной диспетчеризации по согласованию», который позволяет определять исполнителя в зависимости от автора документа. Настройки регистра можно ограничивать конкретными этапами, либо не указывать этапы для ввода общих настроек.
• Распределение по приоритетам исполнителей — задача будет адресована в зависимости от настроек регистра «Приоритеты исполнителей», позволяющего настроить приоритеты исполнителей в пределах этапов либо маршрутов. Система будет производить поиск самого приоритетного доступного исполнителя.
• Помимо выбранного варианта диспетчеризации, система использует следующие правила для выбора исполнителя:
• Он должен быть включен в состав ответственных за назначаемый этап;
• Он должен быть доступен для получения задач. Настройку доступности следует осуществлять в регистре «Доступность исполнителей согласования». Регистр периодический с точностью до секунды. Можно устанавливать периоды доступности/недоступности заранее, указывая время и дату, с которых начинается период. Если для пользователя никаких записей в регистре нет, он считается доступным.

Оповещение о задачах по электронной почте

Если в параметрах учета разрешено использование почтового клиента и его применении для рассылки задач согласования, тогда в регистре сведений «Настройка почтовой рассылки уведомлений пользователям о задачах согласования» настраиваются правила оповещения пользователей о задачах.

Для каждого пользователя указывается режим оповещения:

• Только задачей в информационной базе – оповещение осуществляется только всплывающим окном в информационной базе;

• Только по электронной почте – оповещение осуществляется только путем рассылки по электронной почте;

• По электронной почте и задачей в информационной базе — оповещение осуществляется двумя способами одновременно.

Если в регистре указан адрес электронной почты, тогда для задачи пользователя будут рассылаться именно на него. Иначе – на адрес, полученный из контактной информации пользователя или физического лица.

При рассылке задач согласования исполнителям по электронной почте используются настройки из регистра «Настройка режимов рассылки содержимого документа по электронной почте для согласования», который определяет, следует ли отправлять данные документов того или иного вида во вложениях таким письмам. Также позволяет определить формат такого вложения. Вложение представляет собой перечень реквизитов, их значений, а также табличных частей.

Отчетность подсистемы управления согласованием и утверждением документов

Карта маршрута

Позволяет сформировать графическую карту этапов выбранного маршрута. Для его формирования необходимо выбрать вид документов и нужный маршрут.

Документы на утверждении

Отчет позволяет получить перечень документов к утверждению с группировкой по видам документов, маршрутам и этапам согласования, на которых документы находятся на момент формирования отчета. Возможен отбор по конкретному исполнителю.

Анализ просрочек

Отчет предназначен для анализа информации по просрочкам, допущенным при выполнении задач согласования. Выводит информацию по общему количеству исполненных задач, по количеству своевременно исполненных задач, а также по процентам своевременного исполнения и просрочек. Формируется в разрезе видов документов, маршрутов и этапов. Может быть использован для анализа трудоемкости выполнения задач по этапам.

Мониторинг своевременности исполнения задач

Отчет позволяет проанализировать просрочки и процент своевременности в разрезе каждого документа и каждого этапа его согласования, которые подлежат контролю сроков исполнения.

Сравнение функциональных возможностей конфигураций БП, УФИБ и КУФИБ